Este proceso consiste en calcular los salarios pendientes, las prestaciones sociales, las vacaciones no disfrutadas y, cuando corresponda, las indemnizaciones.
Conocer cómo realizar estos cálculos es fundamental para cumplir con las obligaciones laborales y evitar errores que puedan generar reclamaciones o sanciones.
Durante 2026, los empleadores deben considerar aspectos como el salario mínimo mensual de $1.750.905, el auxilio de transporte de $249.095 y las modificaciones introducidas por la Ley 2466 de 2025, conocida como la reforma laboral. En esta guía explicamos qué incluye una liquidación laboral, cuáles son las fórmulas para calcularla, cómo realizar el procedimiento paso a paso y qué errores deben evitar las empresas.
¿Qué es la liquidación laboral en Colombia?
La liquidación laboral es el cálculo de los valores que una empresa debe pagar a un trabajador cuando termina su contrato de trabajo. Este procedimiento debe realizarse independientemente de si la relación laboral finaliza por renuncia voluntaria, despido con justa causa, despido sin justa causa, vencimiento del contrato o mutuo acuerdo.
Sin embargo, es importante diferenciar dos conceptos: liquidación e indemnización laboral. La liquidación corresponde a los derechos económicos que el trabajador ha adquirido durante su vinculación. Por su parte, la indemnización es un pago adicional que puede surgir dependiendo de las circunstancias en las que finaliza el contrato.
Por ejemplo, un empleado que renuncia voluntariamente tiene derecho a recibir su liquidación, aunque normalmente no se genera una indemnización por esa causa.
Qué se debe pagar en una liquidación laboral en 2026
Antes de calcular cuánto dinero debe recibir un trabajador, es necesario identificar los conceptos pendientes de pago. Los principales componentes son:
- Salario pendiente: corresponde a los días trabajados que todavía no han sido pagados, incluyendo otros conceptos salariales aplicables.
- Prima de servicios: prestación equivalente a un mes de salario por cada año trabajado, pagada proporcionalmente por semestre.
- Cesantías: prestación correspondiente a un mes de salario por cada año de servicio o proporcionalmente por fracción.
- Intereses sobre cesantías: equivalen al 12 % anual, calculado proporcionalmente al período correspondiente.
- Vacaciones pendientes: días de descanso remunerado causados que el trabajador no haya disfrutado.
- Indemnización: pago adicional cuando la terminación del contrato genera legalmente este derecho.
Es importante verificar cuáles de estos conceptos ya fueron cancelados. Por ejemplo, si la prima del primer semestre se pagó en junio, no debe incluirse nuevamente en una liquidación realizada durante septiembre.
Fórmulas para calcular una liquidación laboral en Colombia
Para determinar el valor de una liquidación es necesario calcular cada concepto por separado, utilizando los días causados y la base salarial correspondiente.
Estas son las principales fórmulas:
- Salario pendiente: se divide el salario mensual entre 30 y se multiplica por los días trabajados que todavía no han sido pagados.
- Prima de servicios: se multiplica la base salarial aplicable por los días causados durante el semestre y el resultado se divide entre 360.
- Cesantías: se multiplica la base salarial correspondiente por los días trabajados que deben liquidarse y se divide entre 360.
- Intereses sobre cesantías: se multiplican las cesantías causadas por el 12 % y por los días del período correspondiente. El resultado se divide entre 360.
- Vacaciones proporcionales: se multiplica la base salarial de vacaciones por los días causados y se divide entre 720.
Aunque estas fórmulas permiten realizar cálculos generales, es importante recordar que no todos los conceptos utilizan la misma base salarial. Por ejemplo, las vacaciones no incluyen el auxilio de transporte y, dependiendo de las condiciones del contrato, pueden existir otros factores que modifiquen el cálculo.
Indemnización laboral en 2026: ¿Cuándo debe pagarse?
La indemnización puede convertirse en uno de los componentes más importantes cuando una empresa termina un contrato sin justa causa. Para contratos a término indefinido, el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo establece las siguientes reglas generales:
Trabajadores con salarios inferiores a 10 salarios mínimos: reciben 30 días de salario por el primer año trabajado y 20 días adicionales por cada año siguiente, proporcionalmente por fracción.
Trabajadores con salarios iguales o superiores a 10 salarios mínimos: reciben 20 días de salario por el primer año y 15 días adicionales por cada año siguiente, proporcionalmente por fracción.
En los contratos a término fijo, la indemnización por terminación anticipada sin justa causa corresponde, por regla general, a los salarios del tiempo que falte para finalizar el contrato.
En contratos por obra o labor, deben revisarse las condiciones particulares y las reglas legales aplicables, incluido el mínimo indemnizatorio de 15 días cuando corresponda.
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Cambios de la reforma laboral que deben tenerse en cuenta en 2026
La Ley 2466 de 2025 introdujo modificaciones importantes en las condiciones de contratación laboral en Colombia. Uno de los cambios está relacionado con los contratos a término fijo, cuya duración máxima es de cuatro años, considerando las disposiciones legales sobre renovaciones.
Estos contratos deben celebrarse por escrito y las empresas deben revisar cuidadosamente las fechas de vencimiento y las condiciones de prórroga. Cuando se aproxima la terminación por vencimiento del plazo, es importante verificar el preaviso de 30 días. Si no se comunica oportunamente la intención de no renovar, puede operar una prórroga automática conforme a la ley.
La reforma también introdujo disposiciones relacionadas con el preaviso en la terminación voluntaria por parte del trabajador. Sin embargo, su incumplimiento no autoriza automáticamente al empleador a descontar una indemnización de la liquidación.
Ejemplo práctico de liquidación laboral en Colombia durante 2026
Supongamos que una empresa debe liquidar a un trabajador que tiene un contrato a término indefinido, con un salario mensual de $2.000.000 y derecho al auxilio de transporte de $249.095.
El empleado ingresó el 1 de marzo de 2026 y presentó su renuncia voluntaria con fecha de retiro del 31 de octubre de 2026. Durante ese período no disfrutó vacaciones y la prima correspondiente al primer semestre ya fue pagada. También asumiremos que el salario de octubre está pendiente de pago y que no existen horas extra, comisiones u otras novedades.
En este caso, la base para calcular la prima y las cesantías será de $2.249.095, mientras que las vacaciones se calcularán sobre $2.000.000.
Los valores aproximados de la liquidación serían los siguientes:
- Salario pendiente de octubre: $2.000.000.
- Auxilio de transporte de octubre: $249.095.
- Prima pendiente del segundo semestre (120 días): $749.698.
- Cesantías correspondientes a 240 días: $1.499.397.
- Intereses sobre cesantías: $119.952.
- Vacaciones pendientes: $666.667.
De esta manera, el total bruto estimado de la liquidación sería de $5.284.809, antes de aplicar las deducciones legales correspondientes. Este resultado es ilustrativo y no contempla indemnización, debido a que el trabajador presentó su renuncia voluntariamente. Además, el cálculo supone que no existen otros pagos pendientes ni novedades laborales que puedan modificar los valores.
Paso a paso para liquidar a un empleado en Colombia durante 2026 y evitar errores
Para realizar correctamente la liquidación laboral en Colombia durante 2026, las empresas pueden seguir este procedimiento:
- Identificar el motivo de terminación: determinar si el contrato finaliza por renuncia, despido, vencimiento o mutuo acuerdo. Esto permite establecer si corresponde una indemnización.
- Verificar las fechas del contrato: confirmar el día de ingreso, el último día de vinculación y los períodos que ya fueron liquidados.
- Revisar los salarios pendientes: incluir los días trabajados, comisiones, horas extra, recargos y demás conceptos salariales que correspondan.
- Calcular las prestaciones sociales: determinar el valor pendiente de prima, cesantías e intereses sobre cesantías.
- Verificar las vacaciones: comparar los días causados con aquellos que el trabajador disfrutó o recibió mediante compensación.
- Calcular la indemnización, si aplica: utilizar las reglas correspondientes al tipo de contrato y la causa de terminación.
- Revisar deducciones y aportes: verificar los descuentos legalmente permitidos y las obligaciones pendientes de seguridad social.
- Realizar el pago y conservar los soportes: entregar al trabajador el detalle de su liquidación y guardar los comprobantes correspondientes.
Errores frecuentes al calcular la liquidación de un trabajador en Colombia durante 2026
Algunas equivocaciones pueden ocasionar pagos incorrectos y dificultades posteriores para las empresas. Entre las más comunes se encuentran utilizar una misma base salarial para todos los conceptos, incluir prestaciones que ya fueron pagadas, calcular incorrectamente los días trabajados o no verificar las vacaciones pendientes.
También pueden presentarse errores al incluir el auxilio de transporte en conceptos donde no corresponde o al omitir una indemnización cuando existe el derecho a recibirla. Otro aspecto importante es el momento del pago. El artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo contempla consecuencias por el incumplimiento de las obligaciones salariales y prestacionales al terminar el contrato, bajo las condiciones previstas en la norma.
Por eso, las empresas deben procurar que la liquidación se encuentre preparada para el momento de finalización de la relación laboral, sin asumir que existe un plazo general adicional de cinco, quince o treinta días para pagarla.
Mantener organizada la información de nómina, prestaciones sociales y movimientos contables ayuda a reducir errores en este procedimiento. Con herramientas de gestión administrativa y contable como Nilo App, los negocios pueden llevar un mejor control de sus registros y disponer de información organizada para revisar sus obligaciones laborales.
Preguntas frecuentes sobre la liquidación laboral en Colombia durante 2026
Al momento de finalizar una relación laboral pueden surgir dudas sobre los pagos que debe realizar la empresa, los derechos del trabajador y las posibles indemnizaciones. A continuación, resolvemos algunas de las consultas más habituales.
1- ¿Un trabajador que renuncia tiene derecho a recibir liquidación?
Sí. Aunque el empleado decida terminar voluntariamente su contrato, la empresa debe reconocer los valores que tenga pendientes, incluyendo salarios, prestaciones sociales y vacaciones causadas durante el tiempo trabajado.
2- ¿Se debe pagar indemnización cuando un empleado renuncia?
Por lo general, una renuncia voluntaria no genera indemnización. Sin embargo, cuando el trabajador termina el contrato debido a incumplimientos graves del empleador y logra demostrar esta situación, podría tener derecho a una indemnización.
3- ¿Cuál es el plazo para pagar la liquidación de un trabajador?
La liquidación debe pagarse al finalizar el contrato de trabajo, conforme a lo establecido en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo. Esta disposición no contempla un período general de cinco días hábiles adicionales para efectuar el pago.
4- ¿Cómo se calcula la indemnización por despido en un contrato indefinido?
El cálculo depende del salario y del tiempo trabajado. Para quienes ganan menos de 10 salarios mínimos, corresponde a 30 días de salario por el primer año y 20 días por cada año adicional. Si el salario es igual o superior a 10 salarios mínimos, se reconocen 20 días por el primer año y 15 por cada año adicional. En ambos casos se aplica la proporcionalidad cuando corresponde a una fracción de año.
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