Las empresas que prestan servicios de construcción pueden encontrarse con condiciones de facturación diferentes a las de otros negocios.
El valor de la obra, los materiales, los conceptos de administración, imprevistos y utilidad (AIU), la forma como fueron pactados y la base sobre la cual se calcula el IVA son algunos de los aspectos que deben revisarse antes de generar una factura.
Un software de facturación debe permitir que estas particularidades puedan reflejarse de manera clara en el documento que recibe el cliente. Nilo facilita este proceso al permitir registrar los diferentes conceptos de una obra, aplicar impuestos y descuentos cuando corresponda, revisar el resultado antes de emitir la factura y posteriormente realizar los envíos respectivos. Veamos cómo funciona a través de un ejemplo práctico.
Contrato de construcción: el punto de partida
Supongamos que una empresa es contratada para construir una bodega y se compromete, además de realizar la obra, a suministrar los materiales necesarios para entregarla de acuerdo con las condiciones pactadas.
Para este ejemplo, el contrato tiene un valor de $85.000.000 y se estableció que dentro de esa suma se encuentra incluido el AIU, es decir, los conceptos correspondientes a administración, imprevistos y utilidad.
Esta precisión es importante porque el tratamiento de la factura depende de cómo hayan sido acordados estos valores. El AIU puede estar incluido dentro del precio total del contrato o establecerse como un valor adicional. Por eso, antes de facturar un servicio de construcción es necesario revisar cuidadosamente lo pactado entre las partes.
La factura debe reflejar esas condiciones y evitar que la suma de los diferentes conceptos termine incrementando el valor de la obra cuando estos ya estaban incluidos en el precio acordado.
¿Cómo se calcula el IVA en un servicio de construcción?
Otro aspecto relevante es determinar correctamente la base sobre la cual se debe calcular el IVA. En los contratos de construcción, el tratamiento del impuesto tiene particularidades. Cuando existen honorarios previamente acordados, estos deben tenerse en cuenta para determinar el impuesto correspondiente.
En nuestro ejemplo no fueron pactados honorarios específicos. Por esta razón, se toma como referencia lo establecido para estos casos, considerando como mínimo un 5% del valor total del contrato.
Antes de ingresar la información al sistema de facturación, por lo tanto, la empresa debe tener claridad sobre el valor del contrato, los componentes del AIU, los conceptos sujetos al impuesto y las condiciones económicas acordadas con el cliente.
Cómo crear la factura de construcción en Nilo
Con esta información definida, el proceso puede realizarse desde el módulo de Facturación de Nilo, seleccionando la opción para crear una factura de venta. El primer paso consiste en elegir al cliente. Al hacerlo, el sistema muestra una fecha para la factura, que debe revisarse y puede modificarse cuando las condiciones de la operación así lo requieran.
También se establecen los días de plazo para realizar el pago, de acuerdo con lo pactado entre el constructor y su cliente. Posteriormente, se agregan uno a uno los productos o servicios que formarán parte de la factura. Esta posibilidad resulta especialmente útil en actividades como la construcción, donde una misma operación puede necesitar varios conceptos diferenciados.
Registrar el contrato, la administración, los imprevistos y la utilidad
Para nuestro ejemplo, inicialmente se registrarían cuatro conceptos:
- El primero corresponde al contrato de construcción por $85.000.000.
- El segundo es la administración, por $5.000.000.
- El tercero corresponde a imprevistos, por $1.700.000.
- Y el cuarto registra la utilidad, por $4.250.000.
Una vez incluidos todos los conceptos, es necesario revisar cuáles tienen impuestos asociados. En este caso, el IVA del 19 % se calcula únicamente sobre la utilidad. Si la factura se dejara de esta manera, el valor resultante sería de $96.857.500. Sin embargo, existe un problema: esa cifra no coincide con las condiciones del contrato.
¿Por qué? Porque el planteamiento establece expresamente que los $85.000.000 ya incluyen el AIU. Sumar nuevamente administración, imprevistos y utilidad implicaría cobrar esos valores dos veces.
Ajustar en Nilo una factura cuando el AIU ya está incluido
Aquí es donde la flexibilidad del software permite ajustar la factura a las condiciones reales de la operación. Los porcentajes correspondientes a administración, imprevistos y utilidad representan, en conjunto, un 13 %. Debido a que estos conceptos ya hacen parte de los $85.000.000 acordados, es necesario realizar el ajuste correspondiente para evitar que sean adicionados nuevamente al valor final.
En Nilo, este porcentaje puede aplicarse mediante un descuento sobre el valor del contrato. De esta manera es posible conservar el detalle de los conceptos que necesita mostrar la factura y, al mismo tiempo, respetar el valor económico que fue acordado con el cliente. El objetivo es que el documento permita identificar claramente los componentes de la operación sin que el valor antes del impuesto exceda los $85.000.000 pactados.
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Verificar la factura antes de enviarla al cliente y a la DIAN
Después de realizar los ajustes, el valor total de la factura del ejemplo queda en $85.807.500, teniendo en cuenta el IVA que corresponde aplicar según el planteamiento. Antes de emitirla definitivamente, Nilo permite consultar la representación gráfica de la factura en PDF. Este paso es especialmente importante porque ofrece la posibilidad de comprobar que los conceptos, descuentos, impuestos, fechas, condiciones de pago y valor total coincidan con lo establecido en el contrato.
La revisión previa ayuda a detectar diferencias antes de que el documento sea enviado y evita tener que realizar posteriormente correcciones que pueden generar trabajo adicional tanto para la empresa constructora como para su cliente.
Nilo facilita la facturación según las condiciones de cada obra
Una vez comprobado que la factura contiene la información correcta, desde Nilo se continúa con los envíos correspondientes a la DIAN y al cliente. El cliente recibe así un documento con el detalle necesario para realizar su respectiva contabilización, mientras que la empresa constructora mantiene organizada la información relacionada con la operación y cumple el proceso de facturación electrónica.
El ejemplo muestra por qué en los servicios de construcción no basta con registrar el valor general de una obra. Es necesario interpretar correctamente las condiciones del contrato, identificar cómo fue pactado el AIU, determinar los conceptos sobre los cuales corresponde calcular impuestos y comprobar que el resultado final sea coherente con lo negociado.
Nilo permite trasladar esas condiciones particulares al proceso de facturación mediante la creación detallada de conceptos, configuración de impuestos, aplicación de descuentos y revisión previa del documento. Así, una empresa dedicada a prestar servicios de construcción puede adaptar su factura a las características de cada contrato sin perder de vista el detalle de la operación ni los valores acordados con sus clientes.
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