Si estás pensando en dar el salto a la facturación electrónica en tu negocio en Colombia y no sabes por dónde empezar, no te preocupes.
Aunque puede parecer complicado al principio, el proceso es más sencillo de lo que imaginas. ¡Te aseguramos que vale la pena!
En este artículo te guiaremos, paso a paso, para que implementes la facturación electrónica sin complicaciones. Vamos a desglosarlo de manera simple para que puedas empezar lo antes posible y beneficiarte de todas las ventajas que ofrece.
1. Regístrate como facturador electrónico ante la DIAN
Lo primero que necesitas hacer es registrarte como facturador electrónico ante la DIAN, entidad que controla el proceso de facturación en Colombia. ¿Cómo hacerlo?
- Ingresa a la página web de la DIAN (www.dian.gov.co) y busca la sección de Factura Electrónica.
- Encontrarás una opción para registrarte como facturador electrónico. Deberás ingresar algunos datos de tu empresa, como tu NIT, dirección y otros detalles relevantes.
- Una vez registrado, la DIAN te asignará un código único (o Token) como facturador electrónico, lo cual es clave para el siguiente paso.
El proceso de registro es bastante intuitivo y si tienes alguna duda, en el mismo sitio web encontrarás guías detalladas que te ayudarán.
2. Tener en cuenta que existen 3 formas de facturar ante la DIAN
1) Con el software gratuito de la DIAN; 2) A través de un proveedor tecnológico que no necesariamente tiene software sino un servicio de transmisión de documentos electrónicos que puede conectarse con un software; 3) Las empresas pueden tener su propio sistema.
¿Qué debes tener en cuenta al elegir y qué puedes elegir con Nilo App?
- Facilidad de uso: Busca una plataforma que sea sencilla de utilizar y te permita generar facturas rápidamente sin complicarte.
- Nilo App puede trabajar con proveedores tecnológicos y también puede ser un software propio: nuestro software factura y envía documentos electrónicos a través de ellos; o -si es el caso-, también puede ser un software propio que se integra con la DIAN. La decisión depende del tipo de negocio.
En Nilo App te acompañamos desde el primer paso. Te apoyamos en todo el proceso independientemente de la forma que eliges. El objetivo es que la transición a la facturación electrónica sea más fácil y fluida.
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3. Habilita tu software ante la DIAN
Una vez elegido el software, debes hacer una habilitación ante la DIAN. Este es un paso importante, ya que así puede validarse que tu sistema cumple con todos los requisitos para facturar electrónicamente.
¿Cómo funciona?
- Desde el software que hayas elegido, debes generar algunas pruebas de facturación.
- Esas pruebas se envían a la DIAN para que ellos las revisen y confirmen que todo está en orden.
- Una vez que la DIAN valide tus pruebas, estarás habilitado para emitir facturas electrónicas de manera oficial.
En Nilo App hacemos este proceso por ti, incluyendo las pruebas y configuraciones para que no tengas que preocuparte por nada. A diferencia de otros proveedores, donde el cliente debe gestionar estos pasos con su contador o hacerlo por su cuenta, en Nilo te ofrecemos todo este soporte sin costo adicional. ¡Está incluido en el valor del plan!
4. Solicita una resolución electrónica
Para emitir facturas electrónicas, necesitas obtener una resolución específica para facturación electrónica, distinta de la que utilizabas para facturar mediante computador o talonarios. Este proceso se hace en línea a través del portal de la DIAN y es bastante sencillo. La principal diferencia es que esta resolución es de tipo electrónico.
Aquí es donde Nilo App vuelve a destacar. Nosotros te acompañamos en la solicitud de la resolución electrónica, completamente gratis. Esto significa que no tendrás que preocuparte por entender o gestionar este paso: lo hacemos por ti, de manera que quedes listo para facturar electrónicamente sin ningún inconveniente.
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5. Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico
Una vez que hayas recibido la confirmación por correo de que el set de pruebas fue exitoso y estás habilitado como facturador electrónico, debes asociar tus prefijos de facturación, incluso si ya los tienes en tu resolución.
¿Cómo hacerlo?
Ingresa a la página de la DIAN, selecciona la opción “Facturando Electrónicamente” y accede con tus datos de inicio de sesión. Sigue el paso a paso a través de los botones “Configuración” y “Rangos de numeración”.
Nota: Este paso se realiza al menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, tiempo necesario para que la DIAN registre la numeración.
6. Indica la fecha de salida a producción
Para cerrar, debes informar a la DIAN la fecha en que comenzarás a emitir facturas electrónicas para que se actualice tu RUT con la responsabilidad «52 – Facturador electrónico».
¿Cómo hacerlo?
Ingresa a la página de la DIAN en la opción «Habilitación» y accede con tus datos de inicio de sesión. Selecciona la fecha en la que deseas comenzar a facturar electrónicamente y confirma la actualización de tu RUT con la responsabilidad «52 – Facturador Electrónico» y haz clic en «Aceptar».
Recomendación: Da el primer paso hoy mismo
Implementar la facturación electrónica en tu negocio puede parecer un reto, pero una vez que sigues estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es. Te ahorrará tiempo, dinero y te permitirá enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
En Nilo App no solo te ofrecemos un software, sino un acompañamiento integral y sin costos adicionales para que todo el proceso de facturación electrónica sea más fácil y rápido. Así que, si todavía no lo has hecho, ¿qué esperas? Regístrate hoy mismo, elige tu software y empieza a disfrutar de todos los beneficios de la facturación electrónica. ¡Tu empresa te lo agradecerá!
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