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Facturación electrónica en Colombia: Respuestas a las dudas frecuentes

La facturación electrónica en Colombia no solo es un requisito legal, sino una herramienta para mejorar la eficiencia y transparencia en operaciones comerciales.

Para ayudarte a entenderla en detalle, contamos con esta guía que puede proporcionarte la información necesaria. ¡Abordemos las preguntas y respuestas más comunes sobre el tema!

¿Qué es la Facturación Electrónica?

La facturación electrónica es un método de emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato digital. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la entidad encargada de regular este proceso, asegurando que las facturas cumplan con los requisitos técnicos y legales necesarios. A través de este medio digital, se mejora la eficiencia administrativa y se promueve la transparencia fiscal.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?

Adoptar la facturación electrónica en Colombia ofrece múltiples ventajas. Para empezar, hay que decirlo: ¡Es más económico facturar electrónicamente, que por las modalidades tradicionales de facturación! Según la DIAN, “el ahorro puede representar hasta un 80% de los gastos frente a la gestión de facturas en papel”. Además, podemos hablar de:

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Colombia?

En Colombia, la DIAN ha establecido que la mayoría de los contribuyentes deben adoptar la facturación electrónica. Esto incluye:

Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• También personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
Las personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
• Aquellas personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero: 1) Con más de un establecimiento de comercio, 2) Explotación de intangibles. 3) Usuarios aduaneros. 4) Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST.

El cronograma de implementación ha sido gradual, comenzando con los grandes contribuyentes y extendiéndose progresivamente a otros sectores.

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¿Cómo puedo empezar a facturar electrónicamente?

Para comenzar con la facturación electrónica en Colombia, deben cumplirse ciertos requisitos previos:

RUT actualizado: Necesario tanto para la empresa (persona jurídica) como para los representantes legales (personas naturales).

Correo electrónico registrado en el RUT: Debe estar accesible para la empresa y los representantes legales que facturan directamente.

Certificado de firma digital: Debe ser autorizado por la ONAC.

Dispositivo con internet: Se recomienda usar un computador para el registro y habilitación, asegurando que las ventanas emergentes estén habilitadas. Posteriormente, se pueden generar facturas electrónicas desde dispositivos móviles.

Firma electrónica de la DIAN (IFE): Necesaria para autorizar los rangos de numeración de las facturas electrónicas.

¿Qué debe contener una factura electrónica?

Que la factura electrónica sea válida legal y comercialmente en Colombia, depende de una serie de elementos. A finales de 2023, la DIAN emitió una Resolución que establece el desarrollo del sistema de facturación, adopta la versión 1.9 del anexo técnico para la factura electrónica de venta, introduce el anexo técnico 1.0 para el documento equivalente electrónico y dicta otras disposiciones. Observemos:

Validación estricta de razón social y NIT: La nueva versión implementa una validación más rigurosa entre la Razón Social y el NIT en las facturas, alineándolos con los datos del RUT para minimizar errores y mejorar la precisión en la facturación.

Coincidencia de fecha de emisión y firma: La fecha de emisión de la factura debe coincidir con la fecha de firma del documento, sincronizando los procesos de emisión y registro.

Fin del margen de fecha de emisión: Se elimina la opción de emitir facturas con una fecha diferente en más o menos 10 días respecto a la fecha de envío a la DIAN. Ahora la fecha de emisión debe ser exactamente la misma del día en que se envía.

Modificaciones en tablas y tipos de operación: Varias tablas han sido actualizadas, incluyendo medios de pago, tipos de documento y tipos de operación, así como los motivos para las notas de crédito.

¿Qué hacer en caso de errores en una factura electrónica?

  • Si detectas un error en una factura electrónica emitida, debes emitir una nota de crédito o débito, según sea necesario. Estas notas permiten ajustar los valores y corregir la información sin necesidad de anular la factura original.

  • Es importante recordar que una factura emitida no se puede eliminar. La mejor práctica cuando una de ellas tiene errores, es emitir una nota crédito para anularla o realizar las correcciones necesarias. Estas notas crédito deben ser validadas o aprobadas por la DIAN.

  • Es fundamental no eliminar la factura original para mantener la trazabilidad y evidencia de la operación anulada por la nota crédito, asegurando que esté disponible para futuras consultas. Recuerda que anular una factura no implica su desaparición.

¿Cuáles son las sanciones por no facturar electrónicamente?

No cumplir con la obligación de la facturación electrónica en Colombia puede acarrear varias sanciones por parte de la DIAN. Establecimientos comerciales, oficinas o lugares destinados a actividades comerciales o profesionales pueden enfrentar el cierre temporal si incumplen con ciertas regulaciones. Además, en caso de incumplir con otros requisitos, también pueden ser sujetos a multas económicas: “El incumplimiento en la expedición de la Factura Electrónica por parte de los establecimientos obligados, da lugar a sanciones económicas calculadas sobre el 5% de los ingresos operacionales o cierre del establecimiento comercial”, dice la DIAN.

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