Si tienes un emprendimiento o pequeño negocio en Colombia y te estás organizando para crecer formalmente, la facturación electrónica es uno de los primeros temas que debes conocer.
Lo primero es que se trata de una obligación para la mayoría de personas naturales y jurídicas que venden bienes o servicios gravados. Actualmente es parte esencial de cualquier actividad económica registrada ante la DIAN.
Pero tranquilos: aunque el nombre pueda sonar complejo, implementar la facturación electrónica es más sencillo de lo que parece, sobre todo si cuentas con un buen proveedor tecnológico y entiendes las normas básicas. Acá te explicamos lo esencial de forma clara y directa, con base en la normativa oficial de la DIAN.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué es obligatoria?
La facturación electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Tiene la misma validez legal, pero se genera, valida y conserva electrónicamente. Este sistema permite a la DIAN tener control en tiempo real sobre las operaciones de venta y mejorar el cumplimiento tributario en Colombia.
Según la DIAN, “todas las personas naturales y jurídicas que vendan bienes y/o presten servicios y que estén obligadas a facturar, deben hacerlo electrónicamente”. Esto incluye a negocios que facturaban en papel, a nuevos emprendimientos y a quienes superan ciertos topes de ingresos. Incluso si trabajas como independiente y estás registrado en el régimen común o responsable de IVA, debes facturar electrónicamente.
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¿Qué negocios deben facturar electrónicamente?
La obligatoriedad aplica para quienes, de acuerdo con el Estatuto Tributario (Artículo 615 y 616-1) y la Resolución 000042 de 2020, cumplan al menos una de estas condiciones:
- Estén obligados a facturar según el artículo 615 del ET.
- Sean responsables del IVA o del impuesto al consumo.
- Hayan superado las 3.500 UVT en ingresos brutos en el año anterior (equivalente a más de $174.296.500 en 2025).
- Estén registrados como grandes contribuyentes o en regímenes especiales.
Si no cumples ninguna de estas condiciones, podrías estar exento de emitir factura, aunque siempre puedes optar por hacerlo voluntariamente. Esto puede ser útil si quieres organizar tus cuentas, proyectarte a nivel empresarial o venderle a otras empresas que sí te exigen facturación electrónica.
¿Cuáles son los requisitos para emitir una factura electrónica?
Para que una factura electrónica sea válida ante la DIAN, debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por ley.
Estos son los principales datos que deben contener, según el artículo 617 del Estatuto Tributario:
• Nombre completo o razón social del emisor
• NIT del emisor y del adquirente (cuando aplique)
• Número consecutivo de la factura
• Fecha y hora de generación
• Descripción clara de los bienes o servicios
• Valor total y discriminación de impuestos (IVA, Impoconsumo)
• Medio de pago
• Firma digital del emisor
• Código CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
Además, todas las facturas deben ser validadas por la DIAN antes de ser entregadas al cliente. Esto garantiza su autenticidad y permite que el documento quede registrado oficialmente en el sistema.
¿Cómo empezar a facturar electrónicamente en Colombia?
Si estás empezando tu negocio, estos son los pasos que debes seguir para facturar electrónicamente de forma legal en Colombia:
- Actualiza tu RUT: Asegúrate de que tu actividad económica esté correctamente registrada y que estés obligado a facturar.
- Regístrate como facturador electrónico: Inicia sesión en la plataforma de la DIAN y realiza el proceso de habilitación en el módulo de facturación electrónica.
- Elige un proveedor tecnológico autorizado: Puedes usar el servicio que ofrece la DIAN o contratar un proveedor como Nilo App, que facilita el proceso y te ofrece soporte.
- Genera y prueba tus facturas: Antes de emitir facturas reales, puedes hacer pruebas para familiarizarte con el sistema.
- Comienza a emitir facturas electrónicas: Una vez habilitado, puedes empezar a facturar legalmente y cumplir con tus obligaciones tributarias
Beneficios de la facturación electrónica para los pequeños negocios
Implementar este sistema desde el inicio de tu emprendimiento te ayuda a formalizar tu operación y te abre muchas puertas. Entre los principales beneficios están:
- Cumples con la ley y evitas sanciones de la DIAN.
- Tienes mayor control de tus ventas, gastos e impuestos.
- Ahorras en papel y almacenamiento físico.
- Puedes venderle a grandes empresas que solo reciben facturas electrónicas.
- Te proyectas como un negocio confiable y organizado.
Además, con plataformas como Nilo App, no solo cumples con los requisitos de la DIAN, sino que también puedes administrar tu inventario, manejar tu cartera y ver reportes de forma fácil, todo desde un mismo lugar.
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¿Qué pasa si no cumples con esta obligación?
Emitir facturas que no sean electrónicas (si estás obligado) puede traerte sanciones. La DIAN puede imponer multas, impedirte seguir facturando o incluso cerrar temporalmente tu negocio. Además, los compradores pueden rechazar facturas no válidas, lo que afecta tu flujo de caja y reputación.
Recuerda que las facturas electrónicas también son requisito para deducir gastos en declaraciones de renta o IVA. Si no las emites correctamente, puedes tener problemas más adelante con tu contabilidad o con tus declaraciones ante la DIAN.
Consejos para emprendedores que comienzan a facturar
– No esperes a que la DIAN te obligue: iniciar con facturación electrónica desde el primer día ayuda a tener todo en regla desde el comienzo.
– Busca plataformas fáciles de usar: evita complicarte con sistemas demasiado técnicos.
– Mantente informado: la DIAN actualiza con frecuencia sus procesos y fechas clave, como la entrada en vigor del Documento Soporte Electrónico o la nómina electrónica.
– Ten soporte confiable: contar con acompañamiento técnico o asesoría te evita errores comunes.
Empezar con facturación electrónica puede parecer un reto, pero con la información correcta y las herramientas adecuadas, se convierte en una ventaja para crecer de forma organizada, cumplir con la normativa colombiana y demostrar que tu negocio va en serio.
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