Cuando has decidido dar el paso hacia la facturación electrónica, es normal que te surjan preguntas sobre qué necesitas para comenzar.
Tranquil@, aquí te explicamos de forma clara y sencilla todos los requisitos que debes cumplir para emitir facturas electrónicas en Colombia. Con esta guía podrás empezar a aprovechar las ventajas de la digitalización de tus procesos sin complicaciones. ¡Vamos paso a paso!
1. Estar registrado en la DIAN
El primer requisito indispensable es estar registrado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Si ya tienes tu negocio formalizado, lo más probable es que ya cuentes con un Registro Único Tributario (RUT). Si no es así, este es el primer paso que debes realizar.
¿Cómo obtener el RUT?
- Ingresa a la página de la DIAN (www.dian.gov.co) y busca la opción de inscripción en el RUT.
- Debes llenar los datos solicitados sobre tu negocio o actividad económica.
- Recuerda que el RUT es el documento que te identifica como contribuyente ante la DIAN y es fundamental para emitir cualquier tipo de factura, incluida la electrónica.
Si ya tienes tu RUT, asegúrate de que esté actualizado con la responsabilidad «52 – Facturador Electrónico». Esto lo harás más adelante, pero es importante mencionarlo desde ya.
2. Obtener una resolución de facturación electrónica
Este es uno de los pasos clave. Aunque ya tengas una resolución para facturar por medios físicos (como computador o talonarios), necesitarás una nueva específicamente para la facturación electrónica. Este proceso se hace completamente en línea a través del portal de la DIAN. ¡Es mucho más sencillo de lo que parece!
Pasos para solicitar la resolución:
- Ingresa al portal de la DIAN y busca la opción de «Facturación Electrónica».
- Ahí podrás generar una resolución nueva que estará destinada exclusivamente para la emisión de facturas electrónicas.
- No olvides que este documento es diferente al que has usado anteriormente, así que debes completar este paso incluso si ya cuentas con una resolución física.
Con Nilo App, te apoyamos durante todo este proceso de solicitud de la resolución, sin costo adicional, asegurándonos de que estés listo para facturar electrónicamente lo antes posible.
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3. Tener en cuenta que existen 3 formas de facturar ante la DIAN
1) Con el software gratuito de la DIAN; 2) A través de un proveedor tecnológico que no necesariamente tiene software sino un servicio de transmisión de documentos electrónicos que puede conectarse con un software; 3) Las empresas pueden tener su propio sistema.
¿Qué debes considerar al elegir y qué opciones tienes con Nilo App?
Es fundamental que la plataforma que elijas sea fácil de usar, para que puedas generar facturas de manera ágil y sin complicaciones. Nilo App te ofrece flexibilidad en este sentido:
- Puedes usar nuestro software para facturar y enviar los documentos electrónicos a través de proveedores tecnológicos.
- O, si tu empresa prefiere, puedes integrarte directamente con la DIAN utilizando tu propio sistema. La elección depende de las necesidades de tu negocio.
En Nilo App te acompañamos desde el principio, brindándote soporte en cada etapa del proceso, sin costo adicional. Nuestro objetivo es que la transición a la facturación electrónica sea sencilla y sin contratiempos.
4. Hacer las pruebas de habilitación
Este paso es crucial, ya que permite comprobar que se cumple con todas las normativas para emitir facturas electrónicas.
¿Cómo se lleva a cabo?
Estas pruebas se envían a la DIAN, donde se revisan para confirmar que todo está en regla. Una vez que la DIAN las apruebe, estarás autorizado para emitir facturas electrónicas de forma oficial.
En Nilo App, nos encargamos de todo este proceso, incluyendo las pruebas y configuraciones necesarias, para que no tengas que preocuparte por nada. A diferencia de otros proveedores, donde el cliente debe gestionar estos pasos con su contador o hacerlo por su cuenta, en Nilo te brindamos todo el soporte sin ningún costo adicional. ¡Este servicio está incluido en el valor de tu plan!
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5. Asociar tus prefijos de facturación
Una vez que la DIAN te haya aprobado como facturador electrónico, necesitarás asociar los prefijos de facturación que te fueron asignados en la resolución electrónica con el software que seleccionaste.
Este proceso es sencillo:
- Desde el portal de la DIAN, podrás asignar los prefijos directamente a tu proveedor de software.
- Esto permitirá que cada factura que emitas esté debidamente registrada y numerada conforme a las reglas de la DIAN.
6. Emitir facturas electrónicas
Con todo listo, ya puedes empezar a emitir facturas electrónicas de forma oficial. ¡Este es el último paso! Podrás generar, enviar y almacenar las facturas de manera automática, cumpliendo con todas las normativas exigidas por la DIAN.
En definitiva...
Cumplir con los requisitos para emitir facturas electrónicas en Colombia no es tan complicado como parece. Siguiendo estos pasos y asegurándote de tener todo en orden, pronto estarás disfrutando de los beneficios de la facturación electrónica: mayor control, facilidad en los procesos contables y cumplimiento normativo.
Si tienes alguna duda, no dudes en consultar a tu proveedor de software para asegurarte de que todo esté bien. Con Nilo App, no solo tendrás una herramienta confiable, sino también un acompañamiento constante sin costo adicional. ¡Adelante con tu facturación electrónica y simplifica tu negocio!
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