El Decreto 572 de 2025, que modifica disposiciones del Decreto Único Tributario 1625 de 2016, ajustó tarifas, bases mínimas y criterios de retención en la fuente aplicables desde junio de 2025.
Este cambio busca mejorar la equidad tributaria, ampliar la base de contribuyentes y adelantar el recaudo del impuesto sobre la renta, fortaleciendo el equilibrio fiscal del país.
Para las pymes, contadores e independientes, estos ajustes implican revisar procesos de facturación y contabilidad. En este escenario, contar con un sistema como Nilo App permite adaptarse fácilmente a los nuevos parámetros: el software actualiza automáticamente las tarifas, calcula las retenciones en cada factura y registra los valores contables sin errores, garantizando cumplimiento normativo y eficiencia administrativa.
¿Qué es la retención en la fuente?
La retención en la fuente es un mecanismo mediante el cual el Estado recauda anticipadamente parte del impuesto de renta. Consiste en que una persona o empresa (el agente retenedor) descuente un porcentaje del pago que realiza a un tercero (el retenido) y lo consigne posteriormente a la DIAN. De esta forma, se asegura un flujo constante de recursos al fisco y se evita la acumulación de grandes pagos al final del año fiscal.
En otras palabras, la retención en la fuente funciona como un anticipo del impuesto, y aplica a diversos tipos de operaciones: pagos por servicios, compras, arrendamientos, comisiones, honorarios, entre otros. Las tarifas y bases mínimas para su aplicación se establecen mediante decretos, como el reciente Decreto 572 de 2025.
Cambios introducidos por el Decreto 572 de 2025
El Decreto 572 de 2025 actualiza varios aspectos de la retención y la autorretención en la fuente en Colombia. Para el año 2025, las retenciones en la fuente para compras tienen diferentes bases mínimas y tarifas según el tipo de contribuyente y la naturaleza del bien adquirido. Los valores en pesos (≈ $498.000, ≈ $3.486.000) deben actualizarse cada año porque dependen del valor de la UVT.
Base mínima: 10 UVT (≈ $498.000). Base mínima: 10 UVT (el valor en pesos depende del valor de la UVT vigente para 2025).
Retención en la fuente en compras (2025)
Compras generales
- Proveedor declarante
- Base mínima: 10 UVT (≈ $498.000)
- Tarifa: 2,5%
- Proveedor no declarante
- Base mínima: 10 UVT (≈ $498.000)
- Tarifa: 3,5%
Compras con tarjeta débito o crédito
- Base mínima: 0 UVT (aplica desde $0)
- Tarifa: 1,5%
Compras de bienes o productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento industrial
- Base mínima: 70 UVT (≈ $3.486.000)
- Tarifa: 1,5%
Compras de bienes o productos agrícolas o pecuarios con procesamiento industrial
- Proveedor declarante
- Base mínima: 10 UVT (≈ $498.000)
- Tarifa: 2,5%
- Proveedor no declarante
- Base mínima: 10 UVT (≈ $498.000)
- Tarifa: 3,5%
Compras de café pergamino o cereza
- Base mínima: 70 UVT (≈ $3.486.000)
- Tarifa: 0,5%
Con estos ajustes, más operaciones estarán sujetas a retención, lo que significa que mayor número de contribuyentes deberán practicar o ser objeto de este mecanismo. El objetivo es hacer más equitativo el sistema tributario, garantizando que tanto grandes empresas como pequeños prestadores de servicios aporten de manera proporcional.
¿Desde cuándo aplican los cambios en la retención en la fuente en Colombia?
Los nuevos parámetros establecidos por el Decreto 572 de 2025 rigen desde el 1 de junio de 2025. A partir de esa fecha, las empresas, entidades y trabajadores independientes deben:
- Actualizar sus sistemas contables y de facturación con las nuevas tarifas y bases.
- Revisar sus contratos y órdenes de pago para aplicar correctamente las retenciones.
- Reportar a la DIAN los valores retenidos según los nuevos lineamientos.
El cumplimiento es obligatorio. No ajustar los sistemas a tiempo puede generar sanciones, multas o diferencias en las declaraciones de renta.
Retención vs. Autorretención: diferencias clave
Uno de los puntos que más confusión genera es la diferencia entre retención y autorretención.
- Retención en la fuente: la realiza un tercero (el agente retenedor) cuando paga a un proveedor o trabajador independiente.
- Autorretención: solo aplica a contribuyentes autorizados expresamente por la DIAN mediante resolución o a quienes pertenecen a sectores obligados (por ejemplo, autorretención especial del sector financiero o autorretención a título de renta para ciertas actividades del Decreto 2201 de 2016).
El Decreto 572 de 2025 también actualizó las tarifas de autorretención, definiendo valores diferenciados según la actividad económica. Por ejemplo, sectores industriales, comerciales y de servicios ahora tienen porcentajes propios, lo que obliga a revisar las declaraciones periódicas con más detalle.
Nueva base mínima para aplicar retención en servicios
Uno de los cambios más significativos del decreto es que se redujo la base mínima para aplicar retención en servicios personales independientes de 4 UVT a 2 UVT. Esta base debe calcularse con el valor de la UVT vigente al momento del pago. La tarifa general del 4% aplica para personas naturales sin vínculo laboral. Esto significa que muchos pagos que antes no estaban sujetos a retención, ahora sí lo estarán. Por ejemplo:
- Si una pyme contrata a un diseñador gráfico y el pago por el servicio es de $120.000, se aplicará una retención del 4%, equivalente a $4.800.
- En cambio, antes del decreto, ese mismo pago no habría estado sujeto a retención por no superar las 4 UVT.
Este cambio amplía la base de contribuyentes y exige mayor precisión en los sistemas de facturación para no omitir la aplicación del descuento.
Cómo funciona la configuración de retenciones en la fuente en Nilo App
Nilo App incorpora desde el inicio todas las retenciones que autoriza la DIAN, organizadas por tipo de actividad económica: servicios, compras, honorarios, arrendamientos, software, transporte, vehículos y muchas más. Esta configuración preestablecida evita que el usuario tenga que crear cada retención manualmente, como ocurre en otros sistemas administrativos. Basta con ingresar al módulo para encontrar una lista completa que puede activarse o desactivarse según las necesidades del negocio.
Esto simplifica la relación entre retenciones y movimientos contables, asegurando que todas las operaciones estén listas para integrarse con los reportes financieros y tributarios sin intervención manual. La configuración contempla las dos vías: retenciones que la empresa realiza a proveedores y retenciones que recibe de sus clientes.
Nilo App también permite crear retenciones personalizadas cuando el usuario necesita un nivel de detalle mayor. Por ejemplo, si dentro de un mismo tipo de retención, como gastos notariales, el usuario desea separar timbre, estampillas u otros conceptos específicos, puede configurarlos directamente. El sistema mantiene estas retenciones personalizadas dentro de la lista, asegurando que el usuario tenga un manejo detallado de sus obligaciones tributarias en función de la operación real de la empresa.
Qué cálculos hace automáticamente Nilo App al aplicar una retención
Durante el registro de pagos -ya sea un pago que la empresa recibe o uno que realiza a un proveedor- el sistema permite seleccionar el tipo de retención correspondiente. Nilo App no identifica automáticamente el tipo de retención, porque esto depende del concepto real de la factura; sin embargo, una vez el usuario selecciona la retención adecuada, el cálculo matemático sí es completamente automático. Si se aplica un 3.5%, un 4%, un 11% u otra tarifa, el sistema calcula el valor exacto sobre la base correspondiente.
Al agregar la retención, Nilo ajusta de manera inmediata el valor real del pago. Por ejemplo, si la factura es por $50.000 y la retención es del 11%, el sistema descuenta $5.500 y muestra que el valor neto a pagar o recibir es de $44.500. Esto evita errores comunes en cálculos manuales y asegura que las operaciones financieras se registren correctamente desde el primer momento. Además, si una factura tiene varios ítems o requiere múltiples retenciones (como retención en la fuente más reteIVA) Nilo permite agregarlas todas y calcula cada porcentaje según corresponda.
En el plano contable, el sistema realiza automáticamente los asientos contables asociados a la retención. Esto incluye registrar la cuenta por cobrar o por pagar, el valor retenido y el valor que efectivamente ingresa o sale del banco. Después, en los reportes contables, el usuario puede visualizar cómo se han movido las cuentas de retención, identificar cuánto debe reportarse a la DIAN y consolidar fácilmente la información necesaria para las declaraciones. Con este proceso, Nilo App automatiza la parte operativa y contable, reduciendo tiempos y evitando inconsistencias en los libros financieros. Y, muy importante, si la operación lo exige y el usuario es agente retenedor de IVA, Nilo App también permite agregar la retención de IVA (“reteIVA”).
Adaptarse a la retención en la fuente 2025 con Nilo App
Cumplir con las nuevas tarifas de retención en la fuente 2025 no tiene por qué ser complicado. Con Nilo App Contabilidad y Facturación, las empresas y trabajadores independientes pueden aplicar automáticamente las tarifas actualizadas del Decreto 572 de 2025, registrar las operaciones contables sin errores y generar reportes listos para la DIAN. Es una herramienta integral que permite mantenerse al día con la normativa tributaria, optimizar procesos internos y garantizar que cada factura cumpla con las exigencias fiscales vigentes.
Preguntas clave sobre la retención en la fuente en Colombia
1- ¿Para qué sirve la retención en la fuente en 2025?
Aunque la retención en la fuente representa un descuento inmediato sobre tus ingresos o pagos, cumple una función importante dentro del sistema tributario.
- Ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales, ya que adelanta una parte del impuesto a pagar y evita que la carga sea más pesada al cierre del año.
- Reduce el riesgo de sanciones, porque estar al día con las retenciones evita multas por omisiones o errores en el recaudo.
- Aporta al financiamiento del país, pues estos recursos se destinan a servicios públicos, infraestructura y programas estatales.
2- ¿En qué momentos se aplica la retención en la fuente?
La retención en la fuente opera en distintos tipos de pagos, dependiendo de lo que establece la DIAN. Entre los casos más frecuentes se encuentran:
- En pagos laborales, la retención se aplica sobre la base gravable depurada (ingresos menos aportes obligatorios y deducciones permitidas), no sobre el salario bruto.
- Honorarios y servicios profesionales, cuando se contratan trabajadores independientes.
- Transacciones comerciales, como compras de bienes y servicios que superan las bases mínimas definidas por la normativa.
No todos los pagos generan retención; esto depende del concepto, el monto y el tipo de contribuyente involucrado.
3- ¿Sobre qué impuestos se practica la retención?
Este mecanismo sirve para anticipar varios impuestos relevantes en Colombia:
- Impuesto de Renta, aplicado a ingresos laborales, honorarios, comisiones y otros conceptos.
- IVA, la retención aplica parcialmente (15% o 50% del IVA según el tipo de operación y agente retenedor).
- Impuesto de Timbre, aplicable en algunos actos y documentos oficiales.
Cada impuesto tiene sus propios criterios, tarifas y bases mínimas, por lo que es importante revisarlos para determinar cuándo corresponde practicar la retención.
4- ¿Quiénes están sujetos a retención en la fuente?
La retención puede aplicarse tanto a personas naturales como a personas jurídicas, dependiendo del tipo de operación y del estado tributario del receptor del pago. La responsabilidad de practicarla recae en los agentes de retención, que pueden ser empleadores, empresas, entidades públicas o cualquier organización obligada por la DIAN a retener. Son ellos quienes deben aplicar el porcentaje correspondiente y reportarlo correctamente.
