La facturación electrónica en Colombia es una obligación tributaria que va más allá del simple uso de herramientas digitales.
Desde la entrada en vigor de la Resolución 000030 de abril de 2019, expedida por la DIAN, todos los facturadores electrónicos deben cumplir con requisitos específicos para garantizar la validez fiscal de sus comprobantes. No hacerlo puede derivar en sanciones, pérdidas económicas y rechazo de facturas por parte de los clientes.
Por eso es fundamental que las empresas, comercios y profesionales independientes que expiden facturas electrónicas conozcan con claridad cuáles son los datos obligatorios, las características técnicas del documento, y las condiciones que deben cumplir para garantizar que la DIAN y el adquiriente las acepten. Te contamos todo lo que debes tener presente para cumplir al pie de la letra.
Datos obligatorios de una factura electrónica de venta
El artículo 617 del Estatuto Tributario establece los datos que deben contener todas las facturas electrónicas para ser válidas. Estos son los elementos mínimos que no pueden faltar:
- Nombre completo o razón social y NIT del vendedor del bien o prestador del servicio.
- Nombre completo o razón social y NIT del comprador o adquiriente.
- Fecha y hora de generación y expedición de la factura.
- Valor total de la operación.
- Forma de pago.
- Descripción detallada de los bienes vendidos o servicios prestados.
- Título visible de “Factura de venta”.
- Impuestos discriminados.
- Numeración consecutiva, junto con el número de la resolución de facturación y su fecha de vencimiento.
- Indicación de si quien factura es retenedor de IVA.
Omitir alguno de estos campos puede llevar al rechazo del documento por parte del comprador o a sanciones por parte de la DIAN.
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Características técnicas exigidas por la DIAN
Además de los datos mencionados, la DIAN exige ciertas condiciones técnicas para que una factura electrónica sea aceptada dentro del sistema de validación previa:
- Formato XML: La factura debe generarse usando el formato electrónico estándar XML, tal como lo definió la DIAN.
- Numeración autorizada: La numeración debe estar autorizada mediante resolución expedida por la DIAN.
- Código CUFE: Cada factura debe contar con un Código Único de Factura Electrónica (CUFE) que le otorga autenticidad.
- Instrumento de Firma Electrónica (IFE): Este mecanismo técnico debe garantizar la integridad y autenticidad del documento.
- Cumplimiento tributario: El documento debe cumplir con los requisitos del Estatuto Tributario, incluyendo la correcta discriminación del IVA o del impuesto al consumo si aplica.
- Interoperabilidad y seguridad: Los sistemas utilizados para emitir las facturas deben ser capaces de intercambiar datos de forma segura y confiable.
Estos criterios hacen parte del sistema de validación previa implementado por la DIAN, que no solo verifica que el documento esté bien formado, sino que también cumpla con todas las exigencias legales y tributarias
¿Qué más se debe tener en cuenta al emitir facturas electrónicas?
La Resolución 000030 y el Decreto 2242 del 2015 también contemplan elementos adicionales que los facturadores deben cumplir:
• La factura electrónica debe ser un soporte válido de la venta de bienes o prestación de servicios.
• Su generación, validación, entrega, recepción, rechazo y conservación deben hacerse a través de medios informáticos.
• El sistema o solución tecnológica que uses debe permitir estos procesos de manera transparente y cumplir los lineamientos de la DIAN.
Cumplir con estos criterios no solo permite validar la factura correctamente, sino que también facilita la gestión tributaria y contable de la empresa.
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Condiciones de entrega: cómo debe recibirla tu cliente
Emitir la factura correctamente no es suficiente si no se cumple con las condiciones de entrega. La DIAN establece que el facturador debe adaptarse a las características del adquiriente. Estas son las reglas principales:
- Si el adquiriente también es facturador electrónico, debes emitir y entregarle el documento en formato electrónico.
- Si el adquiriente no está obligado a facturar electrónicamente pero acepta recibir la factura en ese formato, debes entregarla así.
- Si el adquiriente no acepta la factura electrónica, debes entregarle una representación gráfica (PDF o impresa) cumpliendo con los términos acordados.
Adaptarse a estos escenarios es clave para garantizar que tus facturas no sean rechazadas y evitar devoluciones o retrasos en el pago.
¿En qué casos puede ser rechazada una factura electrónica?
Hay varios motivos por los cuales una factura electrónica puede ser rechazada por parte del adquiriente, y es importante tenerlos claros para prevenir errores que puedan costarte tiempo y dinero:
- La factura no fue generada en el formato XML estándar definido por la DIAN.
- No cumple con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario o no discrimina el impuesto al consumo.
- No cuenta con el Instrumento de Firma Electrónica.
- El adquiriente no puede acceder o leer correctamente la factura.
- No tiene numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- El código CUFE no es válido o está ausente.
- Falta el NIT del facturador o del adquiriente.
Si se presenta alguno de estos casos, el comprador puede rechazar legalmente la factura, lo que implica que no será válida para efectos tributarios ni para soportar costos o gastos.
Cómo evitar sanciones al facturar electrónicamente
La DIAN puede imponer sanciones económicas si se detecta que un facturador electrónico incumple con los requisitos legales. Estas pueden ir desde multas por cada documento inválido, hasta la suspensión de la autorización para facturar.
Por eso es fundamental trabajar con un proveedor confiable de facturación electrónica que garantice el cumplimiento de todos los estándares exigidos por la DIAN. En Nilo App acompañamos a más de 1.500 empresas en Colombia con una solución robusta, rápida y 100% segura para emitir facturas válidas y evitar problemas con la entidad tributaria.
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