La facturación electrónica en Colombia requiere precisión y cumplimiento normativo que no deben pasarse por alto.
Errores comunes como el incumplimiento de plazos o la falta de datos obligatorios, pueden resultar en sanciones que afectan tanto a la operación como a la reputación de tu empresa. En esta guía te ayudamos a identificar los requisitos clave para mantener tus procesos de facturación en regla.
1. Cumplir con el calendario de habilitación de la DIAN
Uno de los primeros requisitos es asegurarse de cumplir con el calendario de habilitación y plazos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La DIAN publica anualmente un calendario con las fechas límite para la implementación y prueba de la facturación electrónica en cada sector. Ignorar estos plazos puede resultar en sanciones que incluyen desde multas hasta suspensiones temporales de la actividad económica.
Es vital que tu empresa conozca estas fechas y se prepare para cumplirlas con antelación. Con Nilo App, tendrás la tranquilidad de estar siempre actualizado sobre los plazos de la DIAN, ya que nuestro sistema se adapta a cada nueva fase de implementación, garantizando que tus facturas se emitan en conformidad con los tiempos estipulados.
2. Verificar la exactitud de los datos obligatorios
Cada factura electrónica debe contener información precisa sobre los productos o servicios vendidos, el valor de cada ítem, los impuestos aplicables, y los datos de identificación tanto del emisor como del receptor. Errores en estos campos, como el número de identificación tributaria (NIT) o el desglose incorrecto de los impuestos, invalidan la factura y pueden llevar a sanciones. Para evitar problemas de este tipo es fundamental que tu empresa realice una revisión exhaustiva de los datos antes de emitir la factura.
3. Generar un Código Único de Factura Electrónica (CUFE) válido
El CUFE es un identificador obligatorio que garantiza la autenticidad y validez de cada factura electrónica emitida en Colombia. La ausencia o incorrecta generación de este código puede invalidar la factura a ojos de la DIAN, lo cual puede resultar en problemas fiscales y sanciones para la empresa.
4. Resguardar copias de las facturas electrónicas emitidas
Aunque la DIAN guarda una copia de cada factura, es ideal que las empresas también conserven sus propios respaldos. La falta de almacenamiento adecuado de las facturas puede derivar en problemas de control interno y auditoría, y eventualmente en sanciones.
5. Capacitación constante en normativas de facturación electrónica
La normativa de facturación electrónica está en constante actualización y mantenerse al día es esencial para evitar sanciones. Capacitar al equipo encargado de la facturación y utilizar herramientas que aseguren el cumplimiento de cada nuevo requisito son estrategias fundamentales para operar con confianza.
Conclusión
Evitar sanciones en la emisión de factura electrónica depende de cumplir con estos requisitos clave, que permiten operar de manera segura y eficiente. Con Nilo App, tienes un aliado que no solo te garantiza la emisión correcta de cada factura, sino que también te respalda en el cumplimiento de la normativa de la DIAN en cada proceso. Asegurar el cumplimiento de estos aspectos protege a tu empresa de sanciones y fortalece la transparencia y confiabilidad de tu negocio.
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