Contratar personal para apoyar con las tareas del hogar es una práctica común en Colombia. Cocineros, niñeras, conductores, empleadas de servicio y otros trabajadores domésticos desempeñan un rol fundamental en la vida de muchas familias.
Sin embargo, al ser empleadores, los hogares también tienen responsabilidades legales: pagar un salario justo, garantizar las prestaciones sociales, afiliar y realizar aportes a la seguridad social.
En 2025, el marco normativo mantiene lineamientos claros sobre cómo deben realizarse estas obligaciones, con el fin de asegurar que quienes trabajan en el servicio doméstico accedan a los mismos beneficios que cualquier otro trabajador formal. Te explicamos, de manera sencilla y actualizada, cómo calcular y pagar los aportes de seguridad social de tus empleados domésticos, y cómo la Nómina Electrónica de Nilo App puede ayudarte a cumplir con la ley de forma práctica y sin errores.
¿Quiénes son considerados empleados domésticos en Colombia?
Los empleados domésticos son aquellas personas contratadas directamente por los hogares para apoyar en las labores de limpieza, cocina, lavandería, planchado, cuidado de niños, cuidado de adultos mayores, conducción o servicios similares. La ley reconoce que estos trabajadores deben contar con contrato laboral, sin importar si prestan el servicio a tiempo completo, medio tiempo o por días.
Cada empleador, incluso si el trabajador tiene varios contratos en distintos hogares, debe formalizar la relación laboral por separado y asumir las obligaciones que le corresponden. Estos trabajadores deben ser vinculados con un contrato de trabajo y tienen derecho a todas las garantías laborales mínimas establecidas en la ley.
El artículo 33 de la Ley 2466 de 2025, que hace parte de la reforma laboral, formaliza el trabajo doméstico remunerado en línea con lo establecido por el Convenio 189 de la Organización Internacional del Trabajo –OIT–.
Contratación y salario de trabajadores domésticos
La contratación debe hacerse mediante un contrato de trabajo y no a través de contratos de prestación de servicios. El empleador puede pactar la modalidad de acuerdo con la frecuencia del servicio:
- Tiempo completo: cuando el trabajador labora los 30 días del mes.
- Medio tiempo o por días: cuando trabaja periodos inferiores a 30 días.
En cuanto al salario, este no puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) en 2025, que es de $1.423.500 y el auxilio de transporte es $200.000. Parte de este pago puede hacerse en especie (alimentación o vivienda), pero esta proporción no debe superar el 30% del salario.
Prestaciones sociales obligatorias con los trabajadores domésticos en Colombia
Además del salario, los empleados del servicio doméstico tienen derecho a prestaciones sociales, las mismas que aplica para otros trabajadores:
- Prima de servicios
- Cesantías y sus intereses
- Vacaciones
- Dotación de vestuario y calzado, para quienes ganan más de 2 SMMLV. La proporción en especie del salario no puede superar el 30%.
Estas prestaciones se liquidan con base en el salario total, incluyendo los pagos en efectivo y en especie.
Obligación de afiliación a seguridad social
Todos los trabajadores domésticos que laboran medio tiempo o tiempo completo deben ser afiliados a los siguientes subsistemas:
- Salud (EPS del régimen contributivo).
- Pensión (Colpensiones o fondos privados).
- Riesgos laborales (ARL).
- Caja de compensación familiar.
Cuando el trabajo es por días, el empleador debe afiliar a pensión, riesgos laborales y caja de compensación. En cuanto a salud, el trabajador puede estar en el régimen subsidiado o como beneficiario en el contributivo.
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Pago de aportes a seguridad social en la PILA
Una vez completadas las afiliaciones de los diferentes ítems de seguridad social, los aportes deben realizarse mensualmente a través de un operador de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Allí se selecciona el tipo de planilla y cotizante según corresponda:
- Servicio doméstico tiempo completo: Planilla S – tipo de cotizante 2.
- Medio tiempo o por días: Planilla E – tipo de cotizante 51.
Los operadores de la PILA ofrecen asistencia para liquidar los aportes, reportar novedades y evitar errores en el proceso.
Aportes de seguridad social y parafiscales en 2025
Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias a cargo de los empleadores, destinadas a financiar y garantizar el funcionamiento de entidades públicas o de carácter mixto como las Cajas de Compensación Familiar. En hogares empleadores, la Caja de Compensación (4%) es obligatoria; en cambio, en ICBF y SENA no, ya que aplica la exoneración mencionada en el artículo 114-1. Estos pagos generan beneficios directos para los trabajadores y, al mismo tiempo, fortalecen los programas de dichas instituciones. Los montos de los aportes en 2025, publicados por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales son:
- Salud: 12.5% (8.5% empleador, 4% trabajador).
- Pensión: 16% (12% empleador, 4% trabajador).
- Riesgos laborales: 0.522% (solo empleador). El nivel de riesgo se clasifica según la actividad económica y se detalla en el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015.
- Caja de compensación: 4% (solo empleador).
Con cifras actualizadas, esto significa que el aporte mensual es:
- Salud: $177.938 (empleador $120.998, trabajador $56.940).
- Pensión: $227.760 (empleador $170.820, trabajador $56.940).
- Riesgos laborales: $7.430 (empleador).
- Caja de compensación: $56.940 (empleador).
El empleador debe descontar del salario del trabajador el valor que le corresponde en salud y pensión.
Aportes cuando el trabajo es por días
Si el trabajador labora por días, los aportes se calculan por semanas de acuerdo con el número de días trabajados en el mes. El empleador paga pensión, ARL y caja de forma proporcional. La salud del trabajador puede estar en régimen subsidiado o como beneficiario en el contributivo:
- 1 a 7 días trabajados: 1 cotización mínima semanal.
- 8 a 14 días trabajados: 2 cotizaciones semanales.
- 15 a 21 días trabajados: 3 cotizaciones semanales.
- Más de 21 días trabajados: 4 cotizaciones semanales (equivalentes a 1 salario mínimo).
En estos casos, los aportes obligatorios son a pensión, riesgos laborales y caja de compensación, siempre de manera proporcional.
Importancia de los aportes a seguridad social
Los aportes garantizan que el trabajador doméstico pueda acceder a servicios médicos, pensión en su vejez, protección frente a accidentes laborales y beneficios de las cajas de compensación. No cumplir con esta obligación expone al empleador a sanciones legales y, más importante aún, priva al trabajador de sus derechos básicos de seguridad social.
Retos para los empleadores en 2025
El principal reto de los hogares empleadores sigue siendo la falta de conocimiento sobre cómo calcular y pagar los aportes de manera correcta. La diversidad de contratos (tiempo completo, medio tiempo o por días) genera dudas sobre los montos exactos y el uso adecuado de la planilla PILA. Además, el cumplimiento de las normas de Nómina Electrónica, obligatoria en Colombia, agrega una capa adicional de responsabilidad.
Cómo simplificar el aporte de seguridad social a empleados domésticos en Colombia con Nilo App
Aquí es donde la tecnología se convierte en aliada. Con el módulo de Nómina Electrónica de Nilo App, los empleadores de trabajadores domésticos pueden:
- Automatizar el cálculo de salarios y aportes a seguridad social.
- Generar comprobantes de nómina electrónica validados por la DIAN.
- Integrar el pago de prestaciones sociales.
- Mantener un registro organizado y digital de toda la información laboral.
- Evitar errores comunes que pueden derivar en sanciones.
El sistema está diseñado para que incluso personas sin experiencia técnica puedan cumplir con la normatividad vigente de manera fácil y segura.
Beneficios de usar Nilo App en la gestión de empleados domésticos
Adoptar una solución digital como Nilo App ofrece ventajas clave:
- Cumplimiento legal: asegura que los cálculos de aportes y retenciones se hagan correctamente.
- Ahorro de tiempo: evita trámites manuales con planillas y cálculos complejos.
- Transparencia: tanto el empleador como el trabajador tienen claridad sobre los pagos realizados.
- Soporte personalizado: atención directa para resolver dudas relacionadas con la liquidación de nómina.
De esta manera, no solo se garantiza el bienestar de los trabajadores domésticos, sino también la tranquilidad del empleador al estar al día con todas las obligaciones legales.
Preguntas frecuentes sobre aportes de seguridad social a empleados domésticos
1. ¿Cómo se afilia a una empleada doméstica a la seguridad social en 2025?
El empleador debe realizar la inscripción a través de la PILA, indicando la EPS y el fondo de pensiones al que pertenezca la trabajadora. En caso de que no tenga afiliación previa, el empleador está obligado a realizarla. También debe registrarla en la ARL correspondiente y posteriormente reportarla en la planilla de aportes.
2. ¿Desde qué momento se paga la pensión de una empleada doméstica?
El aporte a pensión se debe realizar desde el inicio de la relación laboral. Es decir, desde el primer día de trabajo la empleada debe estar afiliada a un fondo de pensiones.
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3. ¿Qué beneficios tiene el empleador al cotizar pensión para sus trabajadoras domésticas?
- Garantiza seguridad jurídica y cumplimiento de la ley.
- Brinda tranquilidad y confianza en la relación laboral.
- Contribuye a la motivación y protección del trabajador.
- Favorece la generación de empleo formal.
4. ¿Es obligatorio pagar aportes de seguridad social a empleados domésticos?
Sí. Según la UGPP, todo trabajador con contrato de medio tiempo o tiempo completo debe estar afiliado a pensión y riesgos laborales en el régimen contributivo. En el caso de quienes laboran por días, también deben cotizarse aportes a pensión, riesgos laborales y caja de compensación, de acuerdo con los días trabajados.
5. ¿Cuándo se envía la Nómina Electrónica en 2025?
La Nómina Electrónica en Colombia debe enviarse mensualmente y de forma vencida, es decir, una vez finaliza el mes correspondiente. Este proceso debe realizarse de acuerdo con el calendario establecido por la DIAN para 2025, que fija fechas límite según el último dígito del NIT o cédula. Por ejemplo, la nómina correspondiente a octubre de 2025 deberá transmitirse a más tardar el 18 de noviembre.
Cumplir con estos plazos es clave para evitar sanciones y mantener la información laboral actualizada ante la DIAN. Por eso, es recomendable activar recordatorios o automatizar el proceso con herramientas como Nilo App, que envía alertas y realiza la transmisión de forma segura y puntual.
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