En Colombia, la relación de las pequeñas y medianas empresas (pymes) con la DIAN es cada vez más exigente.
La transformación digital del sistema tributario, la implementación de la facturación electrónica y la fiscalización en tiempo real han hecho que los errores más pequeños se conviertan en sanciones costosas que pueden afectar la estabilidad financiera de un negocio.
Según cifras de la entidad, solo en el primer semestre del año se encontraron inexactitudes en declaraciones de IVA por más de 71 mil millones de pesos, y se anunciaron visitas a cerca de 2 mil contribuyentes utilizando inteligencia artificial para detectar inconsistencias.
Este contexto demuestra que las pymes son especialmente vulnerables. Muchas veces los errores no se deben a una intención de evadir impuestos, sino a fallas en los procesos, desconocimiento de la normativa o falta de herramientas adecuadas para manejar la información. Por eso hablamos de 10 errores frecuentes que cometen las pymes con la DIAN y cómo evitarlos con buenas prácticas y soluciones tecnológicas como las que ofrece Nilo App en facturación electrónica, contabilidad y gestión de nómina.
Errores frecuentes que cometen las pymes con la DIAN y cómo prevenirlos con Nilo App
1. Presentar declaraciones incompletas o con errores de forma
Uno de los problemas más comunes es diligenciar las declaraciones sin cumplir los requisitos formales exigidos por la DIAN. Entre los errores frecuentes se encuentran dejar campos vacíos, usar formatos obsoletos, diligenciar datos en lugares equivocados o no verificar la información antes de enviarla. La solución es implementar un sistema que garantice la consistencia de la información, con cruces automáticos entre facturación electrónica y declaraciones.
Este error puede generar sanciones, intereses y requerimientos adicionales por parte de las entidades de control como la DIAN, además de afectar la planeación financiera de la organización. Para prevenirlo, Nilo App ofrece un módulo contable que permite registrar y organizar de manera centralizada la información financiera de la empresa. A partir de estos registros, el sistema genera reportes contables y financieros detallados, lo que facilita una gestión más precisa y confiable de las declaraciones tributarias. De esta forma, los empresarios y contadores pueden validar la información antes de su presentación oficial, reduciendo significativamente el riesgo de inconsistencias y asegurando el cumplimiento normativo de manera oportuna.
2. No conciliar la facturación electrónica con las declaraciones
La DIAN cruza la información en tiempo real entre la facturación electrónica y las declaraciones de IVA, renta o retenciones. Si las cifras no coinciden, la entidad puede generar requerimientos automáticos. El error se evita confirmando previamente los datos de ventas, compras y retenciones antes de transmitir las declaraciones.
Este error puede generar sanciones y llamados de atención por parte de la DIAN. Para evitarlo, Nilo App cuenta con dos modalidades de transmisión de facturación electrónica: la facturación tradicional y la facturación POS. En ambos casos, los envíos se realizan de manera inmediata y en tiempo real, tanto al comprador (cliente) como a la DIAN, lo que garantiza coherencia y transparencia en la información facturada.
Adicionalmente, el módulo contable de la aplicación complementa este proceso al permitir la generación de reportes contables confiables y precisos. De esta manera, los empresarios pueden contar con información consolidada que respalde sus diferentes declaraciones tributarias, reduciendo riesgos de inconsistencias y facilitando el cumplimiento normativo.
3. Transmitir nómina electrónica con inconsistencias
Otro foco de sanciones está en la transmisión de la nómina electrónica. Muchas pymes reportan valores diferentes a los pagados, fechas equivocadas o errores en la identificación de los trabajadores.
Para prevenir estos problemas, lo ideal es contar con un proceso digital automatizado, donde la información registrada en la nómina coincida con los pagos y con la seguridad social. El módulo de nómina electrónica de Nilo App no solo permite la transmisión de la nómina ante la DIAN, sino que también ofrece una gestión administrativa completa del proceso. Dentro de sus funcionalidades se incluyen: registro de contratos laborales, control de horas extra, deducciones, licencias, incapacidades, pagos adicionales, ajustes salariales y demás novedades que impactan directamente en la liquidación de la nómina.
Además, el sistema genera informes consolidados y detallados que facilitan la revisión y validación de la información antes de la transmisión oficial, lo cual ayuda a prevenir errores y a mitigar posibles inconsistencias que puedan afectar el cumplimiento normativo o la relación con los empleados.
4. No soportar adecuadamente los gastos deducibles
Es común que las pymes incluyan en sus declaraciones gastos que no están soportados con facturas válidas, recibos electrónicos o documentos equivalentes. La DIAN puede rechazar estos costos, aumentando la base gravable y generando sanciones. La recomendación es contar con un archivo organizado y digitalizado de todos los comprobantes y verificar que cumplan los requisitos legales. Una buena práctica es integrar los gastos directamente desde la facturación en línea para evitar omisiones.
Para evitar este error, Nilo App ofrece un módulo de egresos que permite registrar de manera organizada y centralizada las facturas de proveedores, compras, costos y gastos. Esto facilita contar con un consolidado de la información y asegurar que los gastos estén debidamente respaldados para ser deducibles cuando la normatividad lo permita.
Adicionalmente, el sistema incorpora funcionalidades clave como:
- Documento soporte (también llamado documento equivalente), para aquellos casos en los que no se cuenta con factura de venta.
- Registro de eventos (RADIAN), que respalda las transacciones con facturas electrónicas de proveedores a crédito.
De esta forma, Nilo App no solo ayuda a las empresas a llevar un control detallado de sus egresos, sino que también asegura el cumplimiento normativo y la correcta aplicación de beneficios tributarios.
Optimiza tus procesos y evita sanciones con una solución segura y validada por la DIAN. Conoce cómo la facturación electrónica de Nilo App puede ayudar a tu pyme a mantenerse siempre al día.
5. Aplicar beneficios tributarios sin cumplir requisitos
Existen deducciones y descuentos tributarios que atraen a las pymes, como la contratación de jóvenes o la inversión en ciencia y tecnología. Sin embargo, aplicarlos sin reunir los soportes o sin cumplir la normativa puede tener efectos contrarios.
La prevención está en documentar de forma completa cada beneficio, guardar los certificados correspondientes y verificar en la normatividad vigente si la empresa califica. Una revisión contable periódica evita errores en este aspecto.
En muchas ocasiones, por desconocimiento o falta de control, las empresas intentan acceder a beneficios tributarios sin cumplir con los requisitos establecidos por la normatividad. Esto puede generar no solo la pérdida del beneficio, sino también sanciones o requerimientos por parte de los entes de control.
La invitación es a que los empresarios se mantengan en constante actualización sobre los beneficios tributarios, económicos y tecnológicos disponibles, y que validen de manera anticipada los requisitos exigidos para su aplicación. Igualmente, es fundamental contar con los soportes documentales que respalden el cumplimiento de dichas condiciones, como sucede en casos específicos, por ejemplo, la contratación de jóvenes para acceder a ciertos incentivos.
En este proceso, Nilo App se convierte en un aliado estratégico, ya que facilita el registro y organización de la información necesaria que puede ser requerida en una postulación o aplicación a beneficios.
6. Desconocer los cambios normativos de la DIAN
La DIAN y el Ministerio de Hacienda publican constantemente resoluciones, decretos y actualizaciones que modifican los procedimientos tributarios. Muchas pymes cometen el error de seguir aplicando normas que ya cambiaron.
La clave está en mantenerse actualizado. Además de la asesoría contable, contar con un sistema que se adapte a las nuevas disposiciones asegura que los procesos electrónicos se mantengan vigentes.
Nilo App incorpora de manera constante las últimas actualizaciones tributarias y legales en cada uno de sus módulos. Cada vez que se emite una nueva disposición o cambio normativo, el software se actualiza de inmediato, lo que garantiza que los empresarios cuenten con una herramienta alineada con la normatividad vigente.
Sin embargo, más allá de contar con un software actualizado, es fundamental que los empresarios y sus equipos comprendan el alcance de las nuevas leyes y regulaciones. Solo así podrán tomar decisiones acertadas y asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales de su organización.
Contar con estas soluciones no solo ayuda a automatizar procesos, sino que reduce los errores humanos y ofrece reportes actualizados en tiempo real. Para los emprendedores que manejan varios frentes de negocio, disponer de un sistema confiable puede marcar la diferencia entre un cierre caótico y un cierre ordenado.
7. No revisar jurídicamente los procesos electrónicos
La digitalización de la tributación no elimina la necesidad de un soporte jurídico adecuado. Algunas empresas dejan de lado la revisión de contratos con proveedores tecnológicos o la validación de los procesos internos, lo que genera vacíos en caso de sanciones.
Es recomendable formalizar una relación contractual clara con asesores contables y tecnológicos, donde se definan roles, responsabilidades y procedimientos de revisión. Esto da respaldo en caso de requerimientos.
8. Falta de auditorías internas en los procesos tributarios
La ausencia de controles internos hace que los errores pasen desapercibidos hasta que la DIAN los detecta. Una auditoría interna, incluso básica, permite identificar fallas en la facturación, en la nómina o en la conciliación de impuestos. Implementar revisiones periódicas, con apoyo de reportes automatizados, ayuda a anticiparse a los problemas. Con una solución como Nilo App, las pymes pueden generar informes detallados para cruzar información y detectar posibles errores antes de enviar datos a la DIAN.
Con Nilo App, los empresarios cuentan con módulos que permiten generar informes detallados y consolidados, facilitando el análisis y la validación de la información antes de presentarla oficialmente. Estas herramientas apoyan la labor de los contadores y administradores, ya que proporcionan datos claros, organizados y trazables para que las auditorías internas se conviertan en un proceso más ágil y eficiente.
9. Evitar el complemento ideal entre la labor de un contador y las herramientas digitales para agilizar y verificar procesos
Muchas pymes delegan toda la responsabilidad tributaria en un contador, sin darle herramientas tecnológicas para agilizar y verificar procesos. Esto aumenta el riesgo de errores humanos y retrasa la gestión.
La recomendación es combinar el conocimiento del contador con el soporte de una plataforma tecnológica confiable. El trabajo conjunto reduce los márgenes de error y da mayor seguridad frente a las revisiones de la DIAN.
Nilo App ofrece un módulo contable diseñado para optimizar la gestión financiera de las empresas. Este módulo permite registrar automáticamente las transacciones, generar informes contables detallados y facilitar la toma de decisiones basada en información confiable. Además, busca liberar al contador de tareas repetitivas para que pueda concentrarse en actividades de mayor valor estratégico, como el análisis y la planeación.
La plataforma se caracteriza por ser intuitiva, de fácil manejo y adaptable a diferentes tipos de usuarios. Los contadores pueden personalizar su plan de cuentas según las necesidades de la empresa o, si lo prefieren, utilizar las cuentas preconfiguradas que la aplicación ofrece. De esta forma, el software está diseñado tanto para profesionales con conocimientos contables como para quienes no cuentan con formación especializada, garantizando una experiencia de usuario sencilla y eficiente.
10. No actualizar el RUT con información vigente
El Registro Único Tributario (RUT) debe reflejar la información actual de la empresa: dirección, actividad económica, representante legal, responsabilidades tributarias, entre otros. Omitir la actualización genera problemas al momento de declarar y puede dar lugar a sanciones. Para evitarlo, es clave revisar el RUT al menos una vez al año y actualizarlo de inmediato en caso de cambios en la operación de la pyme.
Consecuencias de los errores con la DIAN para las pymes
Los errores mencionados no solo generan sanciones económicas, que pueden ir desde multas por extemporaneidad hasta la imposición de intereses de mora, sino que también afectan la reputación de la empresa ante la DIAN. Una pyme con reiteradas inconsistencias puede ser objeto de auditorías frecuentes, lo que implica mayores costos y distracción de la operación principal del negocio.
Además, la inexactitud en las declaraciones afecta el flujo de caja, ya que la empresa puede perder saldos a favor o verse obligada a pagar sumas superiores a las que realmente le correspondían. Prevenir estos problemas es esencial para proteger la salud financiera del negocio.
Cómo ayuda Nilo App a las pymes en la gestión tributaria
Nilo App es un aliado para las pymes colombianas en sus procesos tributarios y contables. Con soluciones de facturación electrónica, nómina, contabilidad e inventarios, permite que la información fluya de manera automática, reduciendo el margen de error.
La plataforma integra la operación diaria del negocio con los requisitos tributarios de la DIAN. Esto significa que cada factura, recibo de nómina o gasto queda respaldado digitalmente y listo para ser reportado, facilitando el cumplimiento y minimizando riesgos.
Mantener la estabilidad financiera con procesos claros
Las pymes que adoptan procesos organizados y herramientas adecuadas tienen más probabilidades de crecer de forma sostenible. Cumplir con la DIAN no solo es una obligación legal, también es un factor que asegura la continuidad del negocio, la confianza de clientes y proveedores, y la tranquilidad de los emprendedores.
Lleva la contabilidad de tu pyme de forma clara, ordenada y siempre alineada con la DIAN. Descubre cómo Nilo App Contabilidad te ayuda a simplificar tus reportes y tomar mejores decisiones.
Preguntas frecuentes de las pymes a la DIAN
1. ¿Cuándo debo empezar a generar facturas electrónicas?
Aplica para todas las personas o empresas que constituyan su negocio, se conviertan en responsables del IVA o del impuesto al consumo, o para las personas naturales que cumplan con estas condiciones. También deben emitir facturación electrónica quienes hayan tenido ingresos superiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el actual, o quienes celebren contratos por valores que superen ese monto.
En cualquiera de estos casos, el contribuyente deberá habilitarse ante la DIAN e iniciar la expedición de la factura electrónica dentro de los dos meses siguientes al hecho que le genera la obligación. Para más detalles, puede consultar el Artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020.
2. ¿Qué impuestos debe pagar una pyme en Colombia?
Las principales obligaciones tributarias incluyen el Impuesto de Renta, IVA, Retención en la fuente, ICA y aportes a la seguridad social. Dependiendo de la actividad económica, la pyme también puede estar sujeta a impuesto al consumo, el 4×1000 y contribuciones parafiscales. Mantener claridad en estos pagos es clave para la estabilidad del negocio.
3. ¿Cuáles son los principales beneficios de formar empresa en Colombia?
La formalización no solo asegura el cumplimiento legal, también abre acceso a créditos, alianzas comerciales y beneficios tributarios. Entre los incentivos vigentes en 2025 se destacan:
- Exenciones de renta para empresas de economía naranja.
- Deducciones por inversión en innovación y tecnología (I+D+i).
- Beneficios para el sector agroindustrial (reducción en renta y exclusión de IVA en maquinaria).
- Descuentos tributarios por contratación de jóvenes o personas con discapacidad.
- Ventajas en Zonas Económicas Especiales (ZESE).
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