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Facturación Electrónica en Colombia: Normativa, Obligaciones y Sanciones

Facturación Electrónica en Colombia: Normativa, Obligaciones y Sanciones

La facturación electrónica se ha convertido en un pilar fundamental en la gestión empresarial moderna en Colombia. La Resolución 0042 del 1 de enero de 2020 estableció las pautas y regulaciones para su implementación en el país. En este artículo, exploraremos qué es la facturación electrónica, quiénes deben cumplir con esta normativa, el procedimiento para iniciar con la facturación electrónica y las posibles sanciones para aquellos que no cumplan con esta importante obligación fiscal.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema digitalizado que reemplaza las facturas físicas tradicionales. En lugar de imprimir y entregar facturas en papel, las empresas generan, transmiten y almacenan sus facturas en formato electrónico. Esto no solo reduce el consumo de papel, sino que también agiliza el proceso de facturación y aumenta la eficiencia administrativa.

¿Quiénes deben cumplir con esta normativa de facturación electrónica?

La Resolución 0042 establece que todas las personas naturales o jurídicas que sean responsables de facturar deben adoptar la facturación electrónica. Esto incluye a comerciantes, empresas, entidades públicas y privadas, así como a profesionales independientes que generen ingresos superiores a ciertos umbrales establecidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Están obligados a ser facturadores electrónicos quienes cumplan con alguno de estos requisitos:

  • Si eres un empresario o persona natural que actualmente es Responsables del IVA.

  • Si eres una persona natural o jurídica que presta servicios o vende bienes que actualmente están gravados con el IVA (Impuesto al Valor Agregado).

  • Si eres una persona natural o jurídica que actualmente es responsable del Impuesto Nacional al Consumo.

  • En general, todas las personas naturales o jurídicas que prestan servicios o venden bienes gravados con el impuesto nacional al consumo, como los restaurantes, cafeterías, bares, discotecas, servicios de telefonía móvil, entre otros.

  • Si eres un contribuyente que se ha inscrito en el régimen simple de tributación debes emitir factura electrónica.

  • Si eres un comerciante, prestador de servicios, profesional independiente, agricultor y/o ganadero, debes emitir factura electrónica. Quienes ejercen estas profesiones y que enajenan bienes o prestan servicios gravados de IVA deberán ser facturadores electrónicos.

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Procedimiento para iniciar con la facturación electrónica

Para comenzar con la facturación electrónica en Colombia, las empresas y personas deben seguir estos pasos:

Posibles sanciones por incumplimiento

El no cumplir con la obligación de facturar electrónicamente en Colombia puede tener consecuencias legales y financieras. Las sanciones pueden incluir multas significativas y la imposibilidad de realizar transacciones comerciales. La DIAN tiene la autoridad para fiscalizar y sancionar a aquellos que no cumplan con esta normativa.

Entre algunas de las sanciones más destacables se encuentra

El posible cierre del establecimiento comercial, así como lo establece el numeral 1 del artículo 657 del estatuto tributario:

“Por un término de tres (3) días, cuando no se expida factura o documento equivalente estando obligado a ello, o se expida sin los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f), o g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, o se reincida en la expedición sin el cumplimiento de los requisitos señalados en los literales a), h), o i) del citado artículo.”

Requisitos de los facturadores electrónicos

Los facturadores electrónicos deben expedir facturas que cumplan al menos los siguientes requisitos:

  • La factura electrónica debe estar denominada expresamente como factura de venta.
  • El documento electrónico debe contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • La factura electrónica debe indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  • El NIT del emisor debe cumplir con el lleno de requisitos.
  • La factura electrónica debe indicar los apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  • Incluir un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Especificar la fecha de su expedición.
  • Contener la descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación
Expedir una factura sin el lleno de esos requisitos es un hecho sancionable

Como lo dispone el artículo 652 del estatuto tributario:

«Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 Uvt. Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado de cargos a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de diez (10) días para responder.

Parágrafo. Esta sanción también procederá cuando en la factura no aparezca el NIT con el lleno de los requisitos legales.»

Las sanciones pueden ser entonces

Sanción Económica (multa) o Cierre del Negocio, y los motivos que llevan a la aplicación de una u otra sanción son:

Requisitos Multa Cierre establecimiento
a) Estar denominada expresamente como factura de venta
x
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
x
c) Apellidos y nombre o razón y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado
x
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
x
e) Fecha de su expedición
x
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
x
g) Valor total de la operación.
x
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
x
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
x
Reincidencias a), h), i)
x
Nit sin requisitos
x
No expedir factura o documento equivalente.
x

En resumen...

La facturación electrónica es una obligación importante para las empresas y personas en Colombia, de acuerdo con la Resolución 0042 del 1 de enero de 2020. Para facilitar este proceso, existen varias empresas que ofrecen soluciones de facturación electrónica, incluyendo Nilo App. Cumplir con esta normativa es esencial para evitar sanciones y contribuir a una gestión empresarial más eficiente y amigable con el medio ambiente.

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