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Facturación electrónica con la DIAN

Para hablar de facturación electrónica es importante conocer un poco de qué se trata, es por ello que desde Nilo App queremos hacer una corta introducción al tema, el cual es de suma importancia en la actualidad. La facturación electrónica entró en vigencia desde el año 2019 para Grandes Contribuyentes. Desde entonces, de manera gradual, la obligación de facturar electrónicamente se implementó en medianas, pequeñas y micro empresas, incluyendo personas naturales, que por su actividad económica deben cumplir con este requisito. También, desde abril del presente año (2023) el proceso de facturación electrónica en punto de venta (Facturación POS) es de carácter obligatorio para aquellos comercios que en sus ventas por mostrador superen un monto de 5 UVT (Unidad de valor tributario) es decir $212.060, esto es lo que indica la Resolución 001092 del 1 de julio de 2022 de la DIAN.

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¿Qué es la facturación electrónica?

Es el documento digital que se expide por la venta de un bien o servicio, el cual está sujeto o condicionado al consentimiento del destinatario o comprador. La factura debe contener las condiciones y los mecanismos técnicos y tecnológicos exigidos por la DIAN para ser expedida los cuales son:

ARTÍCULO 3o.

CONDICIONES DE EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016

Condiciones de generación

  • Utilizar

    El formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

  • Llevar

    Numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que esta señale.

  • Cumplir los requisitos

    Señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la preimpresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso

Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluir el tipo y número del documento de identificación.

  • Incluir firma

    Digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 333 de 2014 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN

  • Incluir

    El Código Único de Factura Electrónica.

¿Para quiénes aplica?

Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de lmpuestos y Aduanas Nacionales-DIAN. Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616- 1 del Estatuto Tributario.

¿Cuáles son los rangos de ingresos que hacen que una persona natural o jurídica tenga que hacer facturación electrónica?

¿Quiénes deben facturar electrónicamente? Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios. Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT. Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero: Con más de un establecimiento de comercio. Explotación de intangibles. Usuarios aduaneros. Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT. Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST   

 

Para citar un ejemplo: Supóngase que usted es un comerciante o un prestador de servicios independiente, que en el año fiscal 2022 tuvo ventas en total por $140.000.000 y NO expidió factura electrónica a sus clientes. Para ese año, la UVT tenía un valor de $38.004. Es decir, estos 140 millones de pesos representan 3.683.8 UVTs. Para el año fiscal 2023, tomando en cuenta sus ventas y la división en UVTs, estas superan ampliamente el umbral de las 3.500 que lo mantendrían exento. Usted, en este supuesto, debe facturar electrónicamente.

 

https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Plegable_FE_2020.pdf

¿Cuáles son las sanciones por NO hacer factura electrónica cuando se tiene la obligación?

Estatuto Tributario

 

Artículo 652-1 Sanciones por no facturar. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario.

 

Artículo 657, Sanción de factura del establecimiento. La Administración Tributaria podrá imponer la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio y, en general, del sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda «CERRADO POR EVASIÓN»

¿Qué es la factura POS electrónica?

La facturación POS es la que corresponde a las ventas realizadas en cajas registradoras o puntos de ventas en los cuales se genera un documento que si bien no es una factura si contiene la información necesaria como soporte de venta. DIAN Resolución 000042 de 2020

¿Cuáles son los montos máximos que pueden facturarse en el POS sin enviar Factura Electrónica?

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT ($212.060 para el año 2023)  por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta.

 

https://estatuto.co/?s=factura+POS+ELECTRONICA

¿Cuáles fueron o son las fechas para hacer habilitación para factura POS electrónica?

Antes de hablar de fechas es importante conocer de qué se trata la habilitación

 

Artículo 22. Habilitación. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, el mismo requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, indicada en los calendarios de implementación establecidos en el TITULO VI de esta resolución, cumpliendo con las  características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos, de este artículo, consultar la norma, página 39, Titulo VII, capitulo Capítulo I, Factura electrónica de venta, Sección 1

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000042%20de%2005-05-2020.pdf

 

Fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta (DD/MM/AAAA): Indica el plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, debe iniciar el registro como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- y que corresponderá al software con el cual expedirá la factura electrónica de venta; así como las demás condiciones del procedimiento de habilitación de qué trata el artículo 22 de esta resolución, el cual deberá concluir antes de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta que se establece para cada uno de los calendarios conforme se indica en los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo. c) 

 

Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/AAAA): Indica el plazo máximo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, debe iniciar con el cumplimiento de esta obligación formal.

 

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000042%20de%2005-05-2020.pdf

Calendario de implementación de la factura electrónica de venta:

El calendario de implementación de la factura electrónica de venta, es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa.

Calendario implementación facturación electrónica

Con este calendario queda evidenciado que actualmente ya se encuentra circulando en pleno la facturación electrónica.

Es importante tener en cuenta que cada primero de enero a partir del año gravable (2024), las personas o empresas obligadas a expedir factura de venta y/o documento equivalente denominado tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. Deberán ajustar el valor de la UVT aplicable para cumplir con la limitación de los 5 UVT en la expedición de cada uno de estos.

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¿Cuál es el proceso para hacer facturación electrónica?

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