Documentos soporte: cómo reportar más fácilmente costos y gastos deducibles

La novedad es que el documento soporte (o documento equivalente a la factura de venta) se convierten, a partir de agosto de 2020, en un documento con resolución de facturación, es decir, numerado y aprobado por la DIAN; que las empresas deberán expedir para soportar las deducciones tributarias por costos y gastos, por concepto de pago de productos y servicios a proveedores que no están obligados a expedir factura de venta.

Mediante la reglamentación y obligatoriedad de este documento, que ayuda a las empresas a soportar costos y gastos, se crea una nueva oportunidad para que los contribuyente puedan llevar un historial electrónico de sus documentos soporte, para que sea más fácil obtener las deducciones tributarias del caso, ágilmente y sin papeleos.

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Contexto

El documento soporte era en el pasado un simple formato específico (sin número serial oficial) que la DIAN tenía a disposición para que las empresas le reportaran sus costos y gastos, resultantes del pago a proveedores no obligados a facturar. Sin embargo, por su falta de numeración consecutiva mediante resolución, se prestaba para una débil fiscalización en dichos gastos adquiridos con entes no obligados a emitir factura. Ahora, partir del 15 de agosto de 2020, todas los sujetos obligados a declarar renta e impuestos, deberán presentar un pormenorizado informe que incluya los documentos soporte.

¿Qué es y para qué sirve un documento soporte?

Es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. Sirve para obtener las deducciones o impuestos descontables, por parte de la DIAN.zoho

¿Cuándo se usa el documento soporte?

Lo expides como comprador para documentar el intercambio de dinero cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.

¿Qué es un documento equivalente?

El nombre completo es: documento equivalente a la factura de venta. Como su nombre lo indica, es un documentos que, aunque no tenga impreso ‘Factura de venta’, tiene los números seriales oficiales para que la DIAN tenga noticia de dicho documento. Estos son:

1. Los tiquetes de máquina registradora

2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

3. Los tiquetes de transporte de pasajeros.

4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.

5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.

7. Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete electrónico. Así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA.

8. Facturas electrónicas

“Si usted no está obligado a darme factura, nosotros la hacemos por usted”

Esta frase resume, en sí, el espíritu de la norma, el impedir que haya transacciones comerciales de las cuales no quede soporte fiscal, lo cual se preste para evasión de impuestos, enriquecimiento ilícito o lavado de activos.

La resolución que obliga a facturar electrónicamente a las empresas mantiene tensos a contadores y dueños de negocios, sobre todo si estos sienten que no tienen el músculo económico para contratar proveedores tecnológicos que les habiliten como empresas que facturan electrónicamente. Sin embargo, hay que recordar que existen innumerables proveedores autorizados de facturación electrónica, incluso muchas con una versión gratuita.

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¿Para cuándo deberá estar implementado?

La norma estipula que la implementación de los documentos equivalentes electrónicos deberá realizarse en su totalidad a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.

Por esta razón, en NILO APP ya estamos trabajando para ofrecerle a nuestro clientes un módulo de gestión de Documentos Soporte para que allí puedan registrar todos y cada uno de estos documentos que soporten los costos y gastos deducibles de manera rápida y sin tener que guardar cualquier cantidad de molestos papelitos, tales como tirillas de caja registradora o tiquetes aéreos.

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