Afiliar a un trabajador a seguridad social en Colombia es una obligación legal que todas las empresas deben cumplir, sin importar su tamaño o sector.
Este proceso garantiza el acceso del empleado a servicios de salud, pensión, riesgos laborales y subsidio familiar, tal como lo establece la normativa laboral vigente. Sin embargo, para muchos empleadores, especialmente los pequeños empresarios o quienes están iniciando su formalización, entender cómo afiliar empleados en Colombia puede resultar confuso si no se cuenta con una guía clara o con apoyo tecnológico.
Acá te explicamos cómo realizar la afiliación PILA paso a paso, los documentos requeridos y los porcentajes actualizados de los aportes a seguridad social 2025. Además, te mostraremos cómo la Nómina Electrónica de Nilo App se convierte en la mejor herramienta para automatizar este proceso, asegurar el cumplimiento ante la DIAN en materia de seguridad social y mantener la información de tus empleados organizada y siempre al día.
Afiliación a la seguridad social: lo que toda empresa en Colombia debe saber
Afiliar correctamente a un trabajador al sistema de seguridad social en Colombia es una exigencia del Sistema General de Seguridad Social (SGSS). Esto aplica para todo tipo de empresas y contratos laborales, sin excepción. Cada empleado debe estar cubierto en los siguientes componentes:
- Salud: garantiza atención médica, hospitalaria y acceso a tratamientos.
- Pensión: asegura el derecho a una jubilación, invalidez o sustitución pensional.
- Riesgos laborales (ARL): cubre accidentes o enfermedades derivadas del trabajo.
- Caja de Compensación Familiar: otorga subsidios y programas sociales complementarios.
El empleador es responsable de gestionar la afiliación a salud, pensión, ARL y caja de compensación, además de reportar mensualmente los aportes mediante la planilla PILA para empleadores. Cumplir con estos pasos no solo evita sanciones, sino que garantiza el reconocimiento de derechos laborales para todos los trabajadores en Colombia
Paso 1: Registrar a la empresa como aportante en la PILA
El primer paso para afiliar un trabajador a seguridad social es registrar la empresa como aportante ante un operador autorizado de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes). Este registro permite realizar pagos unificados de salud, pensión, riesgos y caja de compensación.
Durante el registro, la empresa debe proporcionar información básica como NIT, razón social, código CIIU (actividad económica), número de empleados y datos de contacto. Una vez finalizado, la empresa podrá acceder a la planilla tipo E (Empleador) y comenzar a realizar los pagos de aportes mensuales según la normativa laboral vigente
Paso 2: Afiliación del trabajador a salud
La afiliación a salud se hace ante una EPS (Entidad Promotora de Salud). Si el trabajador ya está afiliado, solo se reporta el nuevo empleador. Si no, se debe diligenciar el formulario único de afiliación con los datos del empleado y anexar su cédula y contrato laboral.
En Colombia, esta afiliación debe realizarse desde el primer día de trabajo. El aporte corresponde al 12.5% del ingreso base de cotización (IBC), del cual el empleador paga el 8.5% y el trabajador el 4%. Contar con esta cobertura es indispensable para garantizar atención médica y el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad social
Paso 3: Afiliación del trabajador a pensión
El siguiente componente es la pensión. El trabajador puede estar en Colpensiones (régimen público) o en un fondo privado (Porvenir, Protección, Colfondos o Skandia). Para 2025, el aporte continúa siendo del 16% del IBC, donde el empleador asume el 12% y el trabajador el 4%.
El empleador debe asegurarse de incluir correctamente esta información en la planilla PILA de empleadores, ya que los datos cruzan con la DIAN y el Ministerio de Trabajo. Esto garantiza que los registros de la nómina electrónica Colombia coincidan con los aportes de seguridad social, evitando inconsistencias o sanciones por errores en la información
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Paso 4: Afiliación del trabajador a riesgos laborales (ARL)
El empleador debe realizar la afiliación a la ARL antes del inicio del contrato laboral. Esta afiliación cubre los accidentes o enfermedades derivadas del trabajo y su valor depende del nivel de riesgo asociado a la actividad económica.
Los porcentajes de cotización para 2025, según el tipo de riesgo y teniendo en cuenta que son valores aproximados calculados sobre el salario mínimo vigente ($1.423.500), son:
- Nivel 1: 0.522% del IBC (aprox. $7.300).
- Nivel 2: 1.044% del IBC (aprox. $14.600).
- Nivel 3: 2.436% del IBC (aprox. $32.800).
- Nivel 4: 4.350% del IBC (aprox. $58.500).
- Nivel 5: 6.960% del IBC (aprox. $92.000).
Seleccionar correctamente el nivel de riesgo es esencial, pues define la cobertura del trabajador y los costos de los aportes empresariales a la seguridad social en Colombia
Paso 5: Afiliación a la Caja de Compensación Familiar
El último paso del proceso de cómo afiliar empleados en Colombia consiste en inscribirlos a una Caja de Compensación Familiar. El aporte equivale al 4% del salario mensual y es asumido en su totalidad por el empleador.
Este componente brinda acceso a subsidios familiares, programas de bienestar, recreación y educación. Además, los trabajadores independientes también pueden realizar aportes voluntarios entre el 0.6% y el 2% para obtener beneficios similares, aunque no es obligatorio.
Paso 6: Cruces automáticos con la DIAN:
Con todas las afiliaciones activas, el siguiente paso es realizar los pagos mensuales a través del sistema PILA, que consolida los aportes a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación en una sola planilla.
Los empleadores deben generar la planilla tipo E (Empleado), mientras que los independientes usan la tipo I. El pago puede hacerse en línea mediante PSE o en los portales de los operadores autorizados. La información debe registrarse con precisión, ya que los errores en las fechas o valores pueden generar sanciones o problemas en la validación de la nómina electrónica.
¿Qué deben tener en cuenta las empresas en 2025?
Para el 2025, el Gobierno Nacional ha fortalecido los controles de verificación de aportes a la seguridad social, buscando reducir la evasión y garantizar cobertura a todos los trabajadores.
Entre los principales ajustes se destacan:
- Aumento de tarifas patronales: se han actualizado las bases de cotización según el salario mínimo vigente.
- Revisión de cumplimiento: las empresas deben reportar mensualmente los aportes correctos y oportunos.
Pago de parafiscales: la empresa tendrá que pagar unos aportes al ICBF del 3% y al SENA del 2%, sumando así el 9% con base en el salario mínimo para los Parafiscales.
Cruces automáticos con la DIAN: la información de la nómina electrónica debe coincidir con los aportes reportados al sistema de seguridad social. Se realizan a través del documento soporte de nómina electrónica, conforme a la Resolución 000013 de 2021 y posteriores actualizaciones. Esto aumenta precisión técnica.
Esto significa que la gestión manual puede resultar más compleja y arriesgada, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
La Nómina Electrónica de Nilo App: la aliada para gestionar aportes y afiliaciones
Implementar un software de nómina electrónica en Colombia ya no es solo un requisito legal, sino una estrategia para optimizar la administración laboral. Con Nilo App Nómina Electrónica, las empresas pueden generar reportes de novedades y de nómina.
Nilo App permite centralizar toda la información laboral y contable en un solo lugar, reducir errores humanos, generar recordatorios automáticos de pago y cumplir de forma oportuna con todas las obligaciones de seguridad social. Esta solución es ideal para empresas que buscan eficiencia, cumplimiento normativo y ahorro de tiempo en la gestión de recursos humanos.
Consejos para una gestión eficiente de la seguridad social
Cumplir correctamente con la afiliación y los aportes requiere organización y seguimiento constante. Aquí algunas recomendaciones:
- Automatiza los pagos: utiliza herramientas tecnológicas para generar planillas y pagos automáticos.
- Realiza auditorías internas: revisa periódicamente que todos los empleados estén afiliados y los pagos estén al día.
- Capacita a tu equipo administrativo: especialmente en empresas pequeñas, donde las responsabilidades suelen concentrarse en pocas personas.
- Mantente actualizado: la normativa puede cambiar cada año, por lo que es clave estar atento a nuevas resoluciones o circulares del Ministerio de Trabajo y la DIAN.
- Revisar periódicamente en la plataforma de la DIAN, que toda la información del reporte de su nómina está actualizada y correcta, ya que ocasionalmente se presentan fallas de comunicación entre sistemas de la DIAN y los terceros involucrados como Nilo App, Pila, EPS, etc.
Gestiona tu seguridad social con Nilo App
Cumplir con la afiliación de tus empleados y los aportes de seguridad social 2025 es más sencillo con Nilo. La Nómina Electrónica de Nilo App te permite automatizar cálculos, simplificar procesos y cumplir fácilmente con los reportes de la DIAN seguridad social en Colombia.
Preguntas frecuentes sobre la afiliación de un trabajador a seguridad social en Colombia
1. ¿Cuál es el procedimiento para afiliar a una persona que trabaja por días?
Las personas que laboran por días o por tiempo parcial también deben estar afiliadas al sistema de seguridad social en Colombia. En estos casos, el empleador debe diligenciar los formularios de afiliación correspondientes, donde el trabajador elige su EPS y su fondo de pensiones, mientras que el empleador selecciona la ARL y la Caja de Compensación Familiar. Los pagos se realizan a través de los operadores autorizados de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) utilizando el tipo de Cotizante 51, creado por la Resolución 5094 de 2013. Este tipo de cotizante fue diseñado especialmente para quienes tienen empleos esporádicos o de jornada parcial, garantizando una cobertura proporcional a los días efectivamente trabajados.
De acuerdo con el Decreto 2616 de 2013, este mecanismo aplica únicamente para quienes cumplan ciertos requisitos: tener un vínculo laboral formal, trabajar menos de 30 días al mes, recibir una remuneración inferior a un salario mínimo mensual vigente y estar afiliados al régimen subsidiado en salud. En estos casos, el trabajador puede conservar su afiliación al régimen subsidiado; sin embargo, el empleador no puede realizar aportes al sistema de salud, sino únicamente a pensión, riesgos laborales (ARL) y caja de compensación familiar. Esta figura permite formalizar la relación laboral y mantener la protección del trabajador en materia de pensión y cobertura frente a accidentes o enfermedades laborales, incluso cuando el empleo sea intermitente o de tiempo parcial.
2. ¿Quiénes no deben pagar cuotas moderadoras en 2025?
Las cuotas moderadoras son pagos que realizan los afiliados al sistema de salud cada vez que acceden a un servicio, pero existen excepciones. Según el Decreto 1652 de 2022, los afiliados al régimen subsidiado no deben pagarlas en ningún caso. También están exentos los afiliados al régimen contributivo que hacen parte de programas de seguimiento médico por enfermedades de alto costo o control como diabetes, hipertensión, trasplantes o trastornos mentales. Esta medida busca eliminar barreras económicas al acceso a la atención médica y fortalecer el enfoque preventivo en salud.
Además, en ambos regímenes están exentas las personas incluidas en programas de promoción y prevención, atención materna, enfermedades transmisibles y educación en salud. También las personas mayores que se sometan a procedimientos de planificación familiar (vasectomía o ligadura de trompas), los niños y adolescentes del Sisbén grupos A y B con discapacidades, las víctimas de violencia física o sexual certificadas por la autoridad competente, las víctimas del conflicto armado interno, las personas con discapacidad que requieren rehabilitación funcional y quienes ejercen su derecho a morir dignamente.
3. ¿Cuáles son los requisitos para afiliar a un empleado al seguro social?
Para afiliar a un empleado al sistema de seguridad social, el empleador debe reunir información básica del trabajador y de la empresa. Se requiere la clave patronal o registro del empleador, los datos personales completos del trabajador (nombres, número de cédula o pasaporte si es extranjero, fecha de nacimiento y dirección), además de los detalles del contrato laboral: tipo, fecha de inicio, jornada de trabajo y salario acordado. También es necesario incluir la actividad económica de la empresa, identificada con el código CIIU correspondiente.
El proceso se realiza a través del portal del operador de PILA o del sistema que use la empresa para la nómina. Una vez se ingresan los datos del trabajador, se selecciona el tipo de contrato (indefinido, temporal o parcial) y el sistema calcula automáticamente los aportes de acuerdo con el salario y la jornada laboral. Luego se genera la planilla de aportes y se confirma la afiliación, que debe estar activa desde el primer día de trabajo. Es importante revisar las planillas mensuales y realizar los pagos dentro de los plazos establecidos para evitar sanciones o suspensiones en la cobertura.
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